¿Cómo elegir el mejor software de facturación online para autónomos y PYMES?

Cuando ya has tomado la decisión de adquirir un programa de facturación online para tu negocio, necesitas saber qué aspectos has de tener en cuenta para elegir el mejor y el que más se adapta a tus necesidades. Especialmente si esto supone una inversión económica.

No debes elegir a la ligera. Un buen software de contabilidad y facturación online es determinante en el crecimiento y desarrollo económico de tu negocio.

Dedica el tiempo necesario a analizar las ventajas y desventajas de cada uno y, cuando tengas una pequeña selección, solicita una prueba gratuita. Esta te permitirá ver cómo funciona realmente cada programa y si, de verdad, cumple con tus expectativas.

Sin embargo, antes de empezar a probar, debes determinar cuáles son los criterios que serán requisito fundamental para tu programa de facturación online.

Además de las necesidades propias y características de tu negocio, te damos algunas ideas de aquello que debes tener en cuenta.

No debes elegir a la ligera. Un buen software de facturación online puede ser determinante en el crecimiento y desarrollo económico de tu negocio.

¿Qué es un software o programa de facturación online?

Un programa de facturación es un un software informático que gestiona y controla de forma automática el proceso de facturación (envío y recepción de facturas, presupuestos, albaranes así como su estado en tiempo real.

En los últimos años, los programas de facturación más avanzados se ofrecen en la nube, cuando hablamos de un programa de facturación en la nube (online), nos estamos refiriendo a un software de facturación al que se accede a través de internet.

El uso y desarrollo de los dispositivos móviles en la gestión de los negocios requiere del desarrollo de apps para móviles y tablets que permitan a autónomos y empresas, controlar su negocio desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

Las ventajas que ofrecen los programas de facturación online son, entre otras:

• Poder gestionar la facturación y contabilidad de tu negocio desde cualquier dispositivo y lugar.
• Evitar inconvenientes relacionados con las actualizaciones y espacio de almacenamiento.
• Anular el riesgo de pérdida de información.

Características básicas de un programa de facturación

1. Agilidad y ahorro

Un proceso de facturación que funciona como la seda te ahorrará tiempo y dinero. Y esto es lo que buscas para tu empresa.

En muchos negocios la facturación se hace de forma manual, creando una factura para cada cliente y enviando una a una por email. Este proceso es lento, ineficaz y da lugar a cometer muchos errores.

Sin embargo, la facturación no debe ser un dolor de cabeza. Una buena herramienta debe proporcionarte agilidad y simplificación en el proceso y como consecuencia permitirte:

• Automatizar el proceso y ahorrar tiempo
• Asegurarnos de que nuestros clientes reciben la factura y que vamos a cobrar en los tiempos acordados.
• Minimizar el riesgo de impagos

Al simplificar el proceso de facturación, el flujo de caja del negocio lo nota positivamente.

Si no hay retrasos en los cobros y todo el engranaje funciona, tendremos unas cuentas saneadas y podremos hacer frente a nuestras propias facturas sin problemas.

2. Información actualizada de las cuentas de la empresa

Una buena herramienta de facturación online se conecta con tu banco y te permite ver el estado de tus cuentas en tiempo real.

De un vistazo, podrás ver el resumen económico de tu negocio y tomar decisiones rápidas cuando sea necesario.

Además, la propia herramienta te permite consultar los pagos que ya se han realizado y las facturas que todavía están pendientes de cobrar.

Este seguimiento te ahorrará muchas visitas al banco o a tu plataforma de banca online, ya que ya no será necesario estar comprobando los últimos movimientos.

3. Automatización de tareas

Si la herramienta se conecta con tu banco, podrás ver cuáles son las facturas que todavía están pendientes de cobro.

La herramienta debe permitir la configuración de recordatorios que se enviarán automáticamente por email a tus clientes.

Esto te ahorrará una gran cantidad de tiempo. No tendrás que estar pendiente de los retrasos, de enviar emails y, además, tendrás la tranquilidad de que nunca una factura se quedará sin cobrar por un descuido.

Lo mismo ocurre con las facturas recurrentes. Si todos los meses envías al mismo cliente una factura por el mismo importe, podrás pedirle a la herramienta que lo haga por ti y que se genere automáticamente.

Cuantas más tareas sea capaz de asumir la herramienta, mejor para ti. Ahorrarás mucho tiempo que podrás invertir en, por ejemplo, hacer crecer tu negocio.

Criterios para elegir un programa de facturación online

Ahora sí. Veamos qué criterios has de tener en cuenta a la hora de valorar una herramienta de facturación.

Comprueba que puede:

1. Crear y editar plantillas profesionales para tus facturas

La actividad económica de una empresa o autónomo tiene que estar, por razones contables y tributarias, justificada con su correspondiente documento legal: la factura.

Un buen programa de facturación deben incorporar plantillas editables con la información obligatoria que determina la normativa legal de facturación así como sus diferentes alternativas:

• Número y fecha correlativa
• Información completa del emisor y del receptor
• Descripción del concepto
• Base imponible sobre la que giran los impuestos y retenciones
• Regímenes especiales del IVA como el recargo de equivalencia y los distintos tipos de IVA a aplicar (general, reducido, superreducido, o aquellos casos en los que no lleve IVA)
• Disponer de sistemas para garantizar el contenido de las e-facturas o facturas electrónicas

Un programa de facturación avanzado te permite crear no solo facturas, también presupuestos, albaranes, facturas proforma, facturas rectificativas, e-facturas, etc.

2. Programar y enviar las facturas inmediatamente desde cualquier lugar o device.

Es vital que la herramienta de facturación y contabilidad sea online. De este modo, no tendrás que descargarte un programa ni dependerás de estar en la oficina para utilizarlo.

Y lo más importante: tus datos estarán siempre seguros. Los servidores de los programas de facturación en la nube realizan copias de seguridad automáticas que evitan la pérdida de información.

Este tipo de software invierten millones de euros en sistemas de encriptación y redundación de datos. En los programas de instalación, tú tienes que asumir este coste. ¿Inviertes millones de euros en la seguridad de tus datos?

3. Automatización de tareas

El software debe ser capaz de:

• Automatizar el registro de las facturas simplificadas o tickets.
• Consultar en tiempo real el estado de cada factura: emitida, recibida, pagada o pendiente. Para ello es importante que el programa que elijas te permita conexión con tus bancos.
• Automatizar cobros recurrentes y configurar recordatorios
• Introducir la información de tus clientes en una base de datos para que no tengas que rellenar los campos relativos a la información del cliente cada vez que emitas una factura.

Todos estos detalles harán que tu proceso de facturación sea mucho más sencillo y debes asegurarte de que tu nueva herramienta dispone de todos ellos.

El programa de facturación y la contabilidad e impuestos

La facturación y la contabilidad van de la mano. Un buen programa de facturación debe disponer de un módulo de contabilidad.

Los gastos contables deben registrarse y categorizarse para poder generar de forma automática los informes contables y la creación y presentación de impuestos.

Generación automática de libros contables y presentación de impuestos con Anfix

Informes contables como el balance de situación o sumas y saldos, te van a ayudar a llevar un mejor control de tu situación empresarial para tomar las decisiones adecuadas. ¿Cómo se lleva la contabilidad de una empresa en la práctica?

Recuerda…

A la hora de elegir el mejor software de facturación online para ti debes seguir los siguientes pasos:

1. Determinar cuáles son los requisitos fundamentales que buscas en tu herramienta.
2. Hacer una búsqueda y crear un listado de aquellas herramientas que cumplen con tus necesidades.
3. Empezar a probarlas y tomar una decisión. Para este último paso, tómate tu tiempo.

De esta forma, siendo concienzudo y dedicando el tiempo necesario, cuando tomes la decisión sabrás que ha sido la correcta para ti.