¿Cómo mejorar tu proceso de facturación?

La facturación es la parte más importante de tu negocio. Si no haces bien este proceso, puede que tengas dificultades al cobrar por tus servicios. Y eso puede suponer que en unos meses tus cuentas estén en número rojos.

Lo que ocurre, normalmente, es que la mayor parte de las personas que dirigen una pequeña empresa no son especialistas en contabilidad y tienen que lidiar con la facturación y la declaración de impuestos en solitario.

La gestión del negocio y la contabilidad son dos responsabilidades muy importantes y que requieren, además, una gran cantidad de atención. A veces, por el elevado volumen de trabajo o porque no somos muy amigos de los números, puede que dediquemos menos tiempo a facturar.

Para evitar esto, anticípate a los problemas y busca la forma de optimizar el proceso de facturación. Analiza el sistema que estás utilizando actualmente y detecta qué puntos podrías mejorar.

Dedica tiempo a la facturación

Como decíamos, probablemente tu lista de tareas sea bastante larga y haya muchos aspectos del negocio que requieran de tu atención. Sin embargo, necesitas hacer un esfuerzo para llevar a cabo correctamente tu proceso de facturación desde el principio hasta el final.

Este no consiste sólo en recibir y enviar facturas. Es necesario llevar un control exhaustivo para que todos los trabajos finalizados se facturen rápidamente, se envíe la factura y nos aseguremos de que esta se cobra en el plazo acordado.

Todo este proceso lleva tiempo, pero tu flujo de caja y tu negocio lo notarán positivamente.

Lleva un registro del trabajo realizado

No puedes facturar correctamente si no tienes claro cuáles son los proyectos que has entregado últimamente. Y este tipo de despistes, en épocas de gran carga de trabajo, pueden ocurrir.

Contar con un documento actualizado de todos los trabajos que se están llevando a cabo en el que se indique el estado actual, cuánto tiempo se ha invertido y qué materiales se han utilizado es fundamental.

Esto te ayudará a facturar de una manera más rápida y teniendo la certeza de que no se queda nada por el camino.

Existen herramientas de facturación que te permitirán introducir ahí las horas dedicadas a cada proyecto y los materiales empleados. Así, cuando llegue el momento de calcular el coste del mismo sólo tendrás que consultarlo en el programa y crear una factura con los datos del cliente.

Con Anfix puedes realizar estas operaciones de manera sencilla y desde la nube, pudiendo consultar toda la información desde cualquier lugar del mundo. Además, para que nunca se te pase una fecha importante, podrás programar las facturas y un sistema de avisos.

Define la periodicidad de facturación

¿Cada cuánto vas a enviarle las facturas a tus clientes? Esto es algo que deberás acordar previamente con ellos y que dependerá, también, del tipo de trabajo que estés haciendo.

Presta atención si tu cliente te pide efectuar el pago pasados varios meses tras la entrega del servicio. Valora si las circunstancias lo justifican; si crees que no, puede tenga problemas económicos actualmente y esté intentando aplazarlo para darse tiempo.

También, si estás haciendo un proyecto muy grande para un cliente, y este requiere de mucho tiempo y esfuerzo, puedes cobrarle a plazos. Es decir, puedes pedirle un tercio al principio, otro a la mitad y el resto en la entrega. De este modo, si la situación económica del cliente empeora te aseguras el haber cobrado al menos una parte.

Negocia siempre con tu cliente cómo será el proceso de facturación para que ninguna factura le pille por sorpresa y pueda hacer frente a ella con tranquilidad. Será mucho mejor para los dos.

Deja claros los términos de pago

Establece unos términos de pago y asegúrate de que estos quedan claros en la factura que envías a tu cliente.

Señala cuántos días tiene, desde que recibe la orden, para hacer el ingreso de la cantidad indicada. Por ejemplo, 15 días. Añade también la fecha exacta en la que vence el plazo; digamos que es el 10 de marzo.

Puedes incluir que cada día de retraso tiene un recargo extra y deja claro cuánto le costará la demora. Aunque también puedes optar por un enfoque más positivo y ofrecer un descuento por pronto pago. Es menos agresivo y puede que funcione bien con tus clientes.

Vigila las facturas que se no han pagado

Por desgracia, ocurre con cierta frecuencia que un cliente no paga su factura en el tiempo establecido. Deberás hacer un seguimiento de las facturas enviadas y de cuáles han sido abonadas y cuáles no.

Ocurre con cierta frecuencia que un cliente no paga su factura en tiempo. Haz un seguimiento de las facturas enviadas y de cuáles han sido abonadas y cuáles no.

Hazte con una herramienta que te permita extraer, con un solo clic, un informe de cuáles son las facturas sin pagar ordenadas por antigüedad. Así, verás de un vistazo quién te debe dinero y desde hace cuánto tiempo.

A los morosos deberás enviarles un email recordándoles las condiciones de pago y la fecha de vencimiento de su factura.

Algunos programas de contabilidad como Anfix permiten saber si el cliente abrió o no el email que le enviaste con la factura adjunta. Aunque intenten fingir que no la han recibido, tú sabrás exactamente cuándo lo abrieron.

Crea facturas profesionales

Aunque en teoría una factura sólo debería contener tus datos, los de tu cliente y el importe del trabajo realizado… es importante que crees un modelo que transmita seriedad y profesionalidad.

Los programas de contabilidad ofrecen plantillas que te ayudarán a generar facturas que, además de contener la información necesaria, tendrán un aspecto más cuidado. Esto es una ventaja, ya no que será necesario que dediques tiempo a diseñar tu propio modelo.

Mejora el proceso y cobrarás más rápido

Optimizar toda la facturación hará que este sea un proceso más rápido y sencillo. La combinación de todos los puntos anteriores, junto con el uso de buen programa, te ayudará enviar antes tus facturas y a animar a tus clientes a pagar con puntualidad.

Revisa todos estos pasos, analiza dónde estás fallando y cómo un programa de facturación online te puede ayudar.