Tratamiento de los gastos suplidos en la factura del autónomo

En el ejercicio de la actividad profesional, el autónomo incurre a veces en gastos que paga por cuenta de su cliente (tasas, portes, seguros…) que debe repercutir para su cobro, resarciéndose así por las cantidades adelantadas en nombre de un tercero.A este tipo de gastos se les denomina Gastos Suplidos.

Definición de gastos suplidos

Los gastos suplidos son los gastos que un profesional satisface en nombre y por mandato expreso de su cliente.
CONSEJO: Si vas a realizar un pago a nombre de tu cliente pide la factura de dicho gasto suplido a su nombre.
Pero antes de continuar, si estás empezando como autónomo puede que no estés nada familiarizado con la facturación y te resulte un proceso complicado ya que hay muchos aspectos y tipos de gastos que recoger en ella.

Guía completa: Todo lo que necesitas saber para crear facturas perfectas.

¿Cómo se reflejan los suplidos en la factura?

En el momento de realizar la factura, te pueden surgir dudas sobre cómo has reflejar estos gastos: ¿Deben estar sujetos a IVA e IRPF formando parte de la base imponible?
Sigue leyendo y despeja tus dudas.
Veamos que nos dice la normativa al respecto:
Según el artículo 78 de la Ley del IVA

“Las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de mandato expreso del mismo no se incluyen en la base imponible. El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del Impuesto que eventualmente los hubiera gravado.”

¿Esto qué significa? Con un ejemplo te va a quedar mucho más claro:
Como autónomo has cobrado a tu cliente por la prestación de tus servicios 1000 euros en concepto de honorarios, pero además, has tenido que pagar en su nombre unas tasas de 200 euros en el registro de una documentación. Para poder resarcirte de este gasto tendrás que incluirlos en la factura de servicios, pero no aplicarás el IVA a esa partida.

Debes tener cuidado donde incluir este tipo de gasto en la factura, ya que si los sumas a tus honorarios, quedarán sujetos a los impuestos correspondientes.

• En su lugar, los gastos suplidos deben incluirse en la factura bajo la denominación de suplidos, así es como deben identificarse en la factura expedida por el autónomo que los ha abonado.
• Su importe no se suma al resto de la base imponible para aplicar el IVA y la retención, pero sí se añaden al total de la contraprestación a cobrar al cliente.

RECUERDA: Cuando hagas el pago en el Registro, pedirás una factura a nombre de tu cliente, para que el IVA que la grave sea él quien lo soporte y no tú.

Realizar las facturas correctamente es muy importante, ya que determinados errores podrían causar perjuicios de naturaleza fiscal tanto para ti como para tu cliente. En el enlace siguiente puedes ampliar información acerca de los tipos de facturas que existen y sus diferentes usos.

Existen ciertos errores generalizados en el proceso de facturación que podemos encontrar de forma repetida y que has de evitar:

No te lo pierdas: 9 errores que debes evitar a la hora de crear facturas

Requisitos para considerar un gasto como suplido

Es preciso que la naturaleza del suplido quede bien detallada, de manera que pueda identificarse con claridad la factura que lo ha generado.
Guarda siempre una copia de la factura del propio suplido para poder justificar su pertinencia de cara a una inspección tributaria ante la Agencia Tributaria .
Para que un gasto pueda tener la consideración de suplido, deben cumplirse 3 requisitos:

1. Que la realización del gasto en nombre y por cuenta del cliente se acredite mediante la correspondiente factura expedida a cargo del destinatario.
2. Que el pago de las sumas se realice en virtud de mandato expreso, verbal o escrito, del propio cliente por cuya cuenta se actúe.
3. Que pueda justificarse el pago de esa cuantía por los medios de prueba admisibles en Derecho.

Debes atenerte a estos tres puntos para no poner como suplidos gastos que no lo son.
Si quieres saber cómo incluir los desplazamientos y dietas habituales en tu trabajo en tus facturas, aquí te explicamos cómo hacerlo: Cómo se reflejan las dietas y desplazamientos en la factura del autónomo.
Espero que esta entrada te haya resultado útil.
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