Octubre, enero, abril o julio son meses marcados en rojo en el calendario de los asesores por los altos niveles de estrés y los enormes picos de trabajo que se generan con los cierres trimestrales.
Los asesores estamos tan sumidos en esta espiral de trabajo que ni siquiera nos paramos a pensar: ¿qué podríamos hacer para evitar la sobrecarga de trabajo?
Para ello, lo primero que tendríamos que analizar es…
¿Qué causa esos picos de trabajo en los cierres trimestrales?
Los motivos son principalmente dos:
- Los asesores estamos atrapados entre los plazos de presentación que marca la AEAT, que son cada vez más reducidos. Hablamos, por ejemplo, del SII (Suministro Inmediato de Información) que se irá extendiendo y ampliando poco a poco hasta convertirse en la norma habitual.
- Y, por otro lado, también estamos sometidos al ritmo al que el cliente entrega la información que, casi siempre, suele ser a última hora. Muchas veces también tenemos que estar persiguiéndoles para que nos hagan llegar las facturas para luego traerlas todas juntas en una bolsa, desordenadas, etc.
Como los plazos marcados por la AEAT no los podemos cambiar, lo único opción que nos queda es que nuestros clientes nos proporcionen toda la información a tiempo.
¿Cómo podemos conseguir que los clientes envíen las facturas a tiempo?
Es cierto que dentro de nuestras carteras cada cliente es un mundo y hay algunos mucho más amables y dispuestos que otros, pero si algo ha reflejado la crisis del Covid es que nuestros clientes ya no son tan ajenos a la tecnología.
Durante esta pandemia se han acostumbrado a utilizar aplicaciones de videollamada, a hacer la compra online y, sobre todo, a trabajar a distancia a través de Internet. Y todo esto en apenas unos meses.
Si han podido adaptar sus hábitos a las nuevas circunstancias, también serán capaces de amoldarse a una nueva forma de trabajar contigo.
Y es que, la mejor manera de eliminar los picos de trabajo en el cierre de trimestre, es utilizar la tecnología a nuestro favor y al de nuestros clientes.
Tres pasos clave para eliminar los picos de trabajo en los cierres de trimestre
El objetivo es, en definitiva, establecer una nueva metodología de trabajo con tu cliente a través de la tecnología. Esto os permitirá, a ambos, ser más ágiles y eficientes en vuestro día a día.
En Anfix llamamos a una nuevo modelo Contabilidad Colaborativa, porque todas las partes participan en el proceso contable y, además, se conectan entre sí.
Para introducir este modelo en tu despacho, solo necesitas dar tres pasos:
1. Adquiere un software de Contabilidad Colaborativa
El primer paso es contar con la herramienta adecuada para empezar a trabajar con tu cliente de una forma diferente.
Anfix es el primer software de Contabilidad Colaborativa en la nube que te permite conectar con tu cliente, optimizar procesos y aliviar los picos de trabajo.
Tu cliente también se beneficia de nuestra tecnología. Tendrá a su disposición un programa de facturación completo, una app móvil con la que subir sus tickets de gastos con una foto y un dashboard en tiempo real con los resultados de su negación.
2. Conecta con tu cliente
Anfix, te permite conectar con tu cliente para que te haga llegar la información de forma mucho más fluida, sin tener que perder tiempo yendo al despacho y sin utilizar papel ya que Anfix está homologado por la Agencia Tributaria.
Esto permitirá que tu cliente te haga llegar las facturas y los tickets al momento de recibirlos, simplemente a través de una foto. A su vez, se te generará el asiento contable.
Lograrás ahorrar una gran cantidad de tiempo pero también tu cliente que ya no tendrá que almacenar todos los tickets y facturas para llevarlos a tu despacho a final de mes.
3. Automatiza y dedica menos tiempo a la introducción de datos
¿Qué pasa si tus clientes te siguen trayendo la bolsa de facturas?
En Anfix tenemos la solución. CleverScan, nuestro lector inteligente de facturas, te permite reducir al máximo el tiempo que dedicas a la introducción manual de los datos.
Si mi cliente me da la bolsa de facturas, escaneo todos los papeles y el documento generado lo arrastro a CleverScan de Anfix. Automáticamente, se extraen los datos y se generan los asientos contables para que yo no pierda tiempo.
Con el tiempo liberado y la información al día podrás dar a tus clientes un servicio de asesoramiento mucho más completo y que, sin duda, será un valor diferencial de tu despacho.
Y tú, además, eliminas el estrés de los cierres de trimestre porque habrás ido recibiendo la información en tiempo real y contabilizando todo poco a poco. Cuando llegue el momento, tendrás todo el trabajo hecho y solo tendrá que generar los impuestos automáticos.
Si quieres que el próximo trimestre sea mucho más relajado, prueba Anfix. Solicita una demo con uno de nuestros expertos y resuelve todas tus dudas.
