¿Cómo delegar tareas para aumentar la productividad?

Todo buen líder debe aprender a delegar para así alcanzar los objetivos de la empresa.

Ningún individuo cuenta con todos los dones, habilidades y aptitudes necesarios para sacar un proyecto adelante. Por eso, ha de rodearse de un equipo de confianza que le acompañe hasta la cima.

Sumando la experiencia y los conocimientos de todos seréis más fuertes, productivos y eficientes.

Por qué delegar tareas

Delegar es necesario. Y es que traerá ventajas para ti, para tu equipo y para la empresa:

• Reduce el estrés: cuando la carga de trabajo se divide entre varias personas, es más fácil alcanzar los objetivos en los plazos establecidos por lo tanto el estrés disminuye.
• Mejora la productividad: cuando se delega de manera adecuada; es decir, aprovechando las habilidades y capacidades de cada persona, el rendimiento y la eficiencia aumentan.
• Aumenta la motivación: cuando a una persona se le concede autonomía y poder de decisión, se siente valorado y por tanto aumenta su autoestima.
• Multiplica el compromiso: como consecuencia de lo anterior, el empleado será mucho más fiel y tendrá menos posibilidades de dejar su trabajo.
• Mejora las relaciones y la comunicación: cuando todo el equipo se siente valorado y parte del proyecto, el ambiente de trabajo es agradable y positivo.

7 consejos para delegar tareas

Delegar no es decirle a alguien lo que tiene que hacer, sino transferir la responsabilidad y darle rienda suelta en la toma de decisiones.

¿Cómo se consigue esto? Aquí tienes 7 consejos para aprender a delegar tareas:

1. Rodearse de un equipo de trabajo de confianza

Lo más importante a la hora de delegar en una persona es la confianza. Este es uno de los pilares fundamentales para trabajar en equipo y construir una empresa.

Cuando contratas a alguien debes de confiar en su criterio para tomar decisiones y en sus capacidades para desarrollar las tareas que se le van a asignar.

La persona en cuestión no debe ganarse tu confianza con el tiempo, sino que debe de tenerla desde el primer momento en el que entra a formar parte de tu equipo.

Si desde el principio le regalas tu confianza, será más productivo y estará más motivado por lo que desarrollará (aún) mejor su trabajo.

2. Compartir la información necesaria

La transparencia también es fundamental a la hora de delegar. Para que tu equipo tome las decisiones correctas y ejecute bien su trabajo necesita tener visibilidad e información.

A la hora de asignar una tarea o incluir a una persona en un nuevo proyecto, por ejemplo, asegúrate de hacer un buen onboarding y explicarle bien el contexto.

3. Definir las tareas que se quieren delegar

Haz un listado de todas las tareas que ejecutas actualmente y piensa cuáles de ellas podrías delegar. Ahorrarás mucho tiempo y tendrás la capacidad de hacer otras cosas más importantes.

Las que cumplan estas características deberían ir automáticamente a esa lista:

• Aquellas que no dominas especialmente y otra persona del equipo puede realizar mejor que tú.
• Aquellas que te ocupan mucho tiempo y no es necesario que las realices tú mismo.
• Aquellas que no te gustan y que hacen que pierdas tu motivación.
• Aquellas que pueden suponer un aprendizaje o un entrenamiento para alguien de tu equipo.
• Aquellas que un miembro del equipo puede hacer más rápido que tú.

Una vez estén definidas, elige al candidato correcto y déjale claro qué es lo que esperas que haga. Información y confianza.

4. Definir unos objetivos

Cuando delegas no puedes esperar que la persona haga las cosas como las harías tú. Esa no puede ser la “vara” de medir.

Es importante que os pongáis de acuerdo y establezcáis unos objetivos SMART que os sirvan para evaluar el desempeño de esa persona.

Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tienen una fecha límite de entrega.

5. Poner una fecha de revisión y de entrega

Asignad a la tarea un plazo determinado y marcad, durante ese período, fechas concretas para hacer una revisión conjunta del proceso.

Esto te servirá para llevar un control y ofrecerle tu ayuda si lo necesita. Y, al mismo, tiempo le estarás dando espacio y autonomía a la persona en cuestión.

Las herramientas de gestión de proyectos son muy útiles en este sentido ya que permiten llevar un control de las tareas, su fecha límite y quién es el responsable de llevarla a cabo.

6. Compartir el resultado

Comparte siempre el resultado del trabajo de las personas de tu equipo desde un punto de vista constructivo y para obtener aprendizajes.

Tanto si ha sido un éxito como si no, debéis hacer siempre una retrospectiva de los trabajos llevados a cabo y sacar conclusiones que sirvan para el futuro.

7. Reconocer el trabajo

Un buen líder sabe valorar el trabajo de su equipo y transmitírselo. Da igual si el resultado ha sido el esperado o no, lo que importa son las ganas y el esfuerzo puestos en ello.

Con estos 7 consejos podrás empezar a trabajar en tu capacidad para delegar y ser un mejor líder. Esta es, sin duda, una de las habilidades más complicadas pero también es una de las más importantes. Te permitirá invertir tu tiempo en lo realmente importante y reforzar la autoestima de tu equipo consiguiendo un mejor ambiente laboral.

¿Cuándo delegar no es la mejor opción?

Estos 7 pasos te ayudarán a delegar las tareas que necesites para que tu negocio sea mucho más eficiente. Pero en algunas ocasiones delegar tareas puede no ser la solución que necesitas.

Estos son algunos de los casos:

• Tareas repetitivas que no te aporten valor
• Tareas de gestión como puede ser la introducción de datos de tickets y facturas
• Envío de información recurrente (Como puede ser la que envías a tu asesor/gestor)
• Información que tengas que exportar e importar entre programas (Como la conciliación bancaria)

En estos casos, es importante que busques soluciones para automatizar las tareas que te quitan más tiempo y puedas dedicarte a lo que de verdad importa.

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