La factura electrónica: todo lo que necesitas saber [actualizado]

La digitalización de la gestión de la empresa sigue avanzando paso a paso. La factura electrónica será obligatoria a partir de 2025 para las grandes empresas españolas y a partir de 2026 para las pequeñas (menos de 8 millones de euros de facturación).

A continuación encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la e-factura. 

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es igual a una factura “tradicional” pero se expide y se recibe en soporte electrónico. 

Se implantó con el objetivo de simplificar el proceso de facturación, adaptándose al mundo digital en el que vivimos.

Por lo tanto, el concepto es el mismo y tiene lo mismo efectos legales pero el formato es electrónico y, una vez sea obligatoria, deberá cumplir tener un contenido mínimo y cumplir con una serie de características técnicas establecidas por la AEAT. 

La factura electrónica será obligatoria

El uso de la factura electrónica es una de las medidas aprobadas en el marco de La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, más conocida com Ley Crea y Crece, una norma que salió a la luz en septiembre de 2022. Esta, entre otras cosas, busca avanzar en la digitalización de las transacciones entre empresarios y profesionales. 

En junio de 2023 se publicó el borrador de proyecto de Real Decreto con el que se desarrolla esta ley con lo que tiene que ver con la factura electrónica. 

Este todavía no ha sido aprobado, pero cuando esto suceda comenzará la cuenta atrás. En primer lugar, los proveedores de software tendremos 10 meses para adaptarnos.

Una vez terminado este plazo, dos meses después para ser exactos, la factura electrónica será obligatoria para empresas con más de 8 millones de euros de facturación. Después, con un año de plazo, será el turno de las pequeñas. 

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Aún no se ha aprobado el Real Decreto que dará inicio a este cambio. Por lo tanto, las fechas pueden variar y aún no están claras. 

Aún así, la AEAT ha dado una serie de pautas y estimaciones recientemente:

• Los comercializadores tendremos un período de 10 meses para adaptarnos a la factura electrónica una vez que la normativa entre en vigor. 
• Después de este período de adaptación, se espera que la factura electrónica sea obligatoria para empresas con una facturación superior a 8 millones de euros. 
• Posteriormente, un año después de esta fecha, se espera que la obligación se extienda a las empresas con una facturación inferior a 8 millones de euros.

Los plazos mínimos estimados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) sitúan la implementación de la factura electrónica para empresas de más de 8 millones de euros alrededor de mediados de 2025. Por otro lado, para las empresas con una facturación inferior, se prevé que esta medida entre en vigor alrededor de mediados de 2026.

Por lo tanto, ahora mismo se estima que la factura electrónica será obligatoria:

• A mediados de 2025 para empresas con más de 8 millones de euros de facturación. 
• A mediados de 2026 para empresas con menos de 8 millones de euros de facturación. 

Ventajas de la factura electrónica

La implementación de la factura electrónica obligatoria tiene como principal propósito reducir la morosidad, una de las principales razones detrás de los desafíos de liquidez y rentabilidad que enfrentan numerosas empresas, especialmente las pequeñas y medianas.

Este cambio hacia el formato digital asegura una mejor trazabilidad y gestión de pagos entre empresas y profesionales.

Pero, además, la factura electrónica ofrece muchas ventajas para las empresas:

• Reduce los costes que implica la emisión de dicho documento en papel.
• Aligera el tráfico de la facturación.
• Permite automatizar la facturación.
• Facilita las transacciones económicas.
• Reduce las cargas administrativas.
• Incrementa la seguridad jurídica en el tráfico económico.
• Elimina los tickets.
• Reduce el error humano.
• Facilita un acceso rápido y ágil a las facturas almacenadas.
• Reduce el espacio necesario para su almacenamiento.
• Contribuye a la digitalización de la economía y el tejido empresarial.
• Reduce el impacto ambiental del negocio.

¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica?

La Ley Crea y Crece establece la generalización del uso de la facturación electrónica en transacciones entre empresas y profesionales. Esto implica que tanto las empresas como los profesionales autónomos estarán obligados a emitir facturas electrónicas en sus interacciones con otros negocios y profesionales.

Dentro de un plazo aproximado de dos años desde la aprobación del reglamento de la Ley Crea y Crece, todas las entidades del sector privado español deberán adoptar la facturación electrónica obligatoria en sus relaciones B2B. Por lo tanto, por el momento, esta obligación no se aplicará a las transacciones con consumidores o clientes finales (B2C).

Sin embargo, hay una excepción importante: esta obligación no será exigible cuando una de las partes no tenga su sede de actividad económica en España, ni cuente con un establecimiento permanente al cual se dirija la facturación, o en su defecto, no tenga su domicilio o residencia habitual en España.

¿Cómo habrá que emitir una e-factura?

La emisión de facturas electrónicas requerirá el uso de un programa homologado por la AEAT; es decir, un software específicamente diseñado y autorizado para este propósito por las autoridades tributarias.

Estos programas deben cumplir con estándares y requisitos técnicos establecidos para garantizar la validez legal y la integridad de las facturas emitidas.

Utilizar programas homologados garantiza que las facturas electrónicas cumplan con los estándares legales y técnicos establecidos por la normativa, lo que contribuye a la prevención del fraude fiscal y facilita la supervisión y el control por parte de las autoridades tributarias.

Como venimos diciendo, los requisitos técnicos aún no están definidos por los que los programas como el nuestro todavía no podemos hacer la adaptación. Tendremos 10 meses para hacerlo una vez haya sido aprobado el reglamento. En Anfix, te garantizamos que estaremos listos y adaptados cuando llegue el momento.

Obligaciones del emisor de la factura electrónica

Aunque todavía no están claros cuáles van a ser los requisitos técnicos para la nueva factura electrónica, el emisor tiene que cumplir con una serie de obligaciones:

• Obtener el consentimiento del receptor para recibir la factura en este formato.
• Crear la factura con una solución tecnológica e incluir todos los datos necesarios.
• Garantizar la legibilidad de la misma.
• Asegurar el acceso al documento (visualización, búsqueda, copia, descarga…).
• Conservar los datos de la factura.
• Contabilizarla en la contabilidad.
• Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad. 
• Presentar una firma electrónica válida y reconocida.
• Enviar la factura de forma telemática.

Obligaciones del receptor de la factura electrónica

Del mismo modo, el que destinatario de la factura tiene cumplir con una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha factura:

• Asegurarse de que la factura cumple con los requisitos mínimos.
• Asegurarse de la legibilidad del documento.
• Contabilizarla y anotarla en los registros necesarios. 

¿Una factura electrónica es lo mismo que una factura en pdf?

No, una factura digital no tiene porqué ser una factura electrónica. Para que sea considerada una factura electrónica como tal y con validez legal, ésta debe estar firmada electrónicamente (con un certificado electrónico reconocido).

Con todo esto, queremos transmitir un mensaje de calma. Todavía tienes tiempo para adaptarte al nuevo sistema de facturación electrónica. Utiliza estos meses para buscar opciones y encontrar el programa que mejor se adapta a tus necesidades. 

Sistema Verifactu obligatorio 

Parece que la factura electrónica ha acaparado una gran parte de la atención pero no debemos olvidarnos de Verifactu, otro sistema que será obligatorio y que también cambiará la forma en la que hacemos la facturación. 

Verifactu es una solución automatizada para el envío recurrente de facturas a la AEAT, especialmente dirigida a empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros. 

Plazos para Verifactu

Actualmente, aún no se ha aprobado la orden ministerial que dará inicio a la obligatoriedad de Verifactu. Sin embargo, una vez que se apruebe y se publiquen los requisitos técnicos, se otorgará un período de 9 meses para que las empresas se adapten y desarrollen sus sistemas. 

Después de estos 9 meses, se espera que Verifactu sea obligatorio para las empresas con una facturación inferior a 6 millones de euros, con un período de implementación adicional de 3 meses.

En resumen, las fechas exactas aún no se han confirmado debido a la falta de aprobación de las ordenanzas pertinentes. Aún así, según las estimaciones de la propia AEAT, los autónomos y las empresas aún tienen tiempo para adaptarse a este cambio y buscar la mejor solución para su negocio. 

Si, mientras tanto, quieres probar Anfix gratis durante 15 días puedes hacerlo a través de este enlace. Llegado el momento estaremos adaptados a los requisitos de la factura electrónica y estamos pendientes e informándote de cualquier novedad o actualización al respecto.

Capítulos de la guía

• Capítulo 0: Introducción: Cómo hacer las facturas de tu negocio
• Capítulo 1: ¿Qué es una factura y para qué sirve?
• Capítulo 2: Elementos obligatorios y opcionales en las facturas
• Capítulo 3: Tipos de facturas: ¿en qué se diferencian?
• Capítulo 4: 9 errores típicos a evitar cuando haces facturas
• Capítulo 5: ¿Qué es una factura electrónica?
• Capítulo 6: El IVA en las facturas