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La digitalización de la gestión de la empresa sigue avanzando paso a paso. La factura electrónica pronto será obligatoria para todos las empresas y autónomos españoles; por lo que ha llegado el momento de modernizarse para los que todavía están enviando facturas en papel.
A continuación encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica.
Una factura electrónica es igual a una factura “tradicional” pero se expide y se recibe en soporte electrónico.
Se implantó con el objetivo de simplificar el proceso de facturación, adaptándose al mundo digital en el que vivimos.
Y el Ministerio de Hacienda lo deja claro: “una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel”
Se podría decir que la factura electrónica es, simplemente, uno de los tipos de facturas que justifica una operación, ya sea una entrega de bienes o prestación de servicios.
El uso generalizado de la factura electrónica es inminente. El Gobierno ya tiene listo el plan para imponer este formato en todas las relaciones comerciales de empresas y autónomos en España.
Este nuevo reglamento forma parte de la La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, más conocida como Ley Crea y Crece, etá publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el pasado mes octubre de 2022.
La norma dio un plazo de seis meses, hasta marzo, para poner en marcha el reglamento. Así que el Gobierno lanzó hace unas semanas la consulta para que organizaciones de autónomos y demás agentes sociales remitan sus aportaciones antes de la aprobación definitiva.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica? Aún no se sabe una fecha concreta pero todo apunta a que en los próximos meses habrá cambios por lo que nuestra recomendación es que te adelantes y vayas poniéndote si aún no lo has hecho.
La factura electrónica ha ido desplazando poco a poco a las facturas en papel por todas las ventajas que ofrece este modelo:
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Existen dos tipos de facturas electrónicas: con formato estructurado y con formato no estructurado.
Estos dos tipos de facturas electrónicas suelen ser remitidos mediante comunicaciones también electrónicas (internet). La diferencia entre ambas está en la automatización de datos.
Para que una factura electrónica sea válida, el emisor tiene que cumplir con una serie de obligaciones:
Del mismo modo, el que destinatario de la factura tiene cumplir con una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha factura:
La factura electrónica la podemos enviar en diferentes formatos: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT.
Aunque los más habituales con el PDF cuando le enviamos a un particular, XML para la Agencia Tributaria o Edifact cuando el envío es de ordenador a ordenador entre empresas.
Si nos equivocamos a la hora de emitir una factura electrónica tenemos que actuar igual que lo hacemos con las facturas en papel tradicional. Es decir, tenemos dos opciones: emitir una factura rectificativa o una nota de crédito.
Por lo tanto, es así cómo se anula o rectifica una factura ya emitida.
No, una factura digital no tiene porqué ser una factura electrónica. Para que sea considerada una factura electrónica como tal y con validez legal, ésta debe estar firmada electrónicamente (con un certificado electrónico reconocido).
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