La factura electrónica: todo lo que necesitas saber

La digitalización de la gestión de la empresa sigue avanzando paso a paso. La factura electrónica pronto será obligatoria para todos las empresas y autónomos españoles; por lo que ha llegado el momento de modernizarse para los que todavía están enviando facturas en papel. 

A continuación encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica. 

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es igual a una factura “tradicional” pero se expide y se recibe en soporte electrónico. 

Se implantó con el objetivo de simplificar el proceso de facturación, adaptándose al mundo digital en el que vivimos.

Y el Ministerio de Hacienda lo deja claro: “una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel”

Se podría decir que la factura electrónica es, simplemente, uno de los tipos de facturas que justifica una operación, ya sea una entrega de bienes o prestación de servicios.

La factura electrónica será obligatoria

El uso generalizado de la factura electrónica es inminente. El Gobierno ya tiene listo el plan para imponer este formato en todas las relaciones comerciales de empresas y autónomos en España. 

Este nuevo reglamento forma parte de la La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, más conocida como Ley Crea y Crece, etá publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el pasado mes octubre de 2022.

La norma dio un plazo de seis meses, hasta marzo, para poner en marcha el reglamento. Así que el Gobierno lanzó hace unas semanas la consulta para que organizaciones de autónomos y demás agentes sociales remitan sus aportaciones antes de la aprobación definitiva. 

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica? Aún no se sabe una fecha concreta pero todo apunta a que en los próximos meses habrá cambios por lo que nuestra recomendación es que te adelantes y vayas poniéndote si aún no lo has hecho. 

Ventajas de la factura electrónica

La factura electrónica ha ido desplazando poco a poco a las facturas en papel por todas las ventajas que ofrece este modelo: 

• Reduce los costes que implica la emisión de dicho documento en papel.
• Aligera el tráfico de la facturación.
• Permite automatizar la facturación.
• Facilita las transacciones económicas.
• Reduce las cargas administrativas.
• Incrementa la seguridad jurídica en el tráfico económico.
• Elimina los tickets.
• Reduce el error humano.
• Facilita un acceso rápido y ágil a las facturas almacenadas.
• Reduce el espacio necesario para su almacenamiento.
• Contribuye a la digitalización de la economía y el tejido empresarial.
• Reduce el impacto ambiental del negocio.

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Tipos de facturas electrónicas

Existen dos tipos de facturas electrónicas: con formato estructurado y con formato no estructurado.

• Con formato estructurado nos referimos a las facturas creadas desde programas de facturación que contienen datos estructurados y que pueden generarse de forma automática.
• Las facturas electrónicas de formato no estructurado suelen referirse a las facturas que consisten básicamente en una imagen escaneada de un documento original o un fichero PDF.

Estos dos tipos de facturas electrónicas suelen ser remitidos mediante comunicaciones también electrónicas (internet). La diferencia entre ambas está en la automatización de datos.

Obligaciones del emisor de la factura electrónica

Para que una factura electrónica sea válida, el emisor tiene que cumplir con una serie de obligaciones:

• Obtener el consentimiento del receptor para recibir la factura en este formato.
• Crear la factura con una solución tecnológica e incluir todos los datos necesarios.
• Garantizar la legibilidad de la misma.
• Asegurar el acceso al documento (visualización, búsqueda, copia, descarga…)..
• Conservar los datos de la factura.
• Contabilizarla en la contabilidad.
• Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad. 
• Presentar una firma electrónica válida y reconocida.
• Enviar la factura de forma telemática.

Obligaciones del receptor de la factura electrónica

Del mismo modo, el que destinatario de la factura tiene cumplir con una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha factura:

• Asegurarse de que la factura cumple con los requisitos mínimos y que la firma electrónica es segura.
• Conversar la factura en su formato original.
• Asegurarse de la legibilidad del documento.
• Contabilizarla y anotarla en los registros necesarios. 

¿Qué formatos se deben utilizar para una factura electrónica?

La factura electrónica la podemos enviar en diferentes formatos: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT.

Aunque los más habituales con el PDF cuando le enviamos a un particular, XML para la Agencia Tributaria o Edifact cuando el envío es de ordenador a ordenador entre empresas. 

¿Cómo anular o rectificar una factura electrónica?

Si nos equivocamos a la hora de emitir una factura electrónica tenemos que actuar igual que lo hacemos con las facturas en papel tradicional. Es decir, tenemos dos opciones: emitir una factura rectificativa o una nota de crédito.

• La factura rectificativa: se emite una factura con un número de serie propio y anular la factura presentada en el trimestre anterior ante Hacienda. 
• La nota de crédito o factura de abono: se utiliza para corregir facturas ya emitidas incluyendo los importes de la factura original con un signo positivo. 

Por lo tanto, es así cómo se anula o rectifica una factura ya emitida. 

Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica con Anfix

¿Una factura electrónica es lo mismo que una factura en pdf?

No, una factura digital no tiene porqué ser una factura electrónica. Para que sea considerada una factura electrónica como tal y con validez legal, ésta debe estar firmada electrónicamente (con un certificado electrónico reconocido).

¿Se puede anular o rectificar una factura electrónica con Anfix?

Sí, con Anfix puedes hacer todas las gestiones de la factura electrónica: emitir, rectificar, enviar, etc. Prueba nuestro software gratis durante 15 días y descubre lo fácil que es.

Capítulos de la guía

• Capítulo 0: Introducción: Cómo hacer las facturas de tu negocio
• Capítulo 1: ¿Qué es una factura y para qué sirve?
• Capítulo 2: Elementos obligatorios y opcionales en las facturas
• Capítulo 3: Tipos de facturas: ¿en qué se diferencian?
• Capítulo 4: 9 errores típicos a evitar cuando haces facturas
• Capítulo 5: ¿Qué es una factura electrónica?
• Capítulo 6: El IVA en las facturas