La legalización de los libros de actas es una obligación de las entidades mercantiles que a menudo se pasa por alto. Las actas son documentos que recogen los acuerdos tomados por la junta de socios o el consejo de administración. La finalidad de la legalización es impedir su modificación posterior y conferirles valor probatorio ante terceros.
Hasta ahora los libros de actas se llevaban en papel y se cuñaban en el Registro Mercantil antes de su uso. Un libro no podría sustituirse por otro si el primero no se había utilizado íntegramente, a no ser que un acta notarial certificara su extravío o deterioro.
Desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo al emprendedor y su internacionalización, los libros deben llevarse en soporte electrónico y deben legalizarse anualmente en el mismo plazo que el diario o el libro de balances, antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. Aunque también es posible legalizar un acta en cualquier momento del ejercicio si se necesita para dar fe de un hecho concreto.
La obligatoriedad del formato electrónico afecta a todos los libros, obligatorios o voluntarios, que deben llevar los empresarios. Los libros en papel tan solo pueden recoger actas correspondientes al ejercicio 2013 o anteriores. Las de 2014 ya deben ir en formato electrónico. Si se han transcrito actas del ejercicio 2014 en los libros físicos, habrá que trasladarlas al libro electrónico para su envío telemático. Los libros en papel se cerrarán con una diligencia del órgano de administración que acredite el hecho. Ésta se incorporará al envío telemático de los libros de actas de 2014.
Las sociedades que nunca hayan legalizado libros de actas, de socios o de contratos entre la sociedad y el socio (obligatorios para las Sociedades Limitadas Unipersonales) pueden agruparlas todas en un libro resumen y legalizarlos ahora. Se pueden acompañar de un acta de al junta que ratifique todas las actas sin legalizar hasta ahora.
El procedimiento de legalización de estos libros es similar al del resto. Debe hacerse a través de la página Web oficial del Colegio de Registradores, descargando previamente el programa que está a disposición del usuario de manera gratuita.
