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La confección y presentación de las Cuentas Anuales es un trámite engorroso que, sin embargo, se ha ido simplificando con el tiempo para facilitar su cumplimiento. Las cuentas deben cumplimentarse en un formato estándar que normalmente generan los programas de gestión y contabilidad, evitando así el tener que rellenar cada partida a mano.
Existen tres procedimientos para la presentación en el Registro Mercantil:
LECTURA RECOMENDADA: ¿Cómo presentar las cuentas anuales a través de internet en el Depósito digital del Registro Mercantil?.
Una vez elaborado el contenido de las cuentas en el formato establecido, en lugar de imprimirlas se genera un fichero con la información que se almacena en un soporte informático (CD o DVD)o bien por teleproceso. Del fichero se genera una huella digital mediante la cual se accede al contenido. La huella garantiza que el contenido no ha sido modificado. Cualquier cambio en el fichero, por pequeño que sea, dará lugar a una huella distinta. En el Registro se presentará el soporte, una copia de la huella digital y la instancia de solicitud de legalización.