La confección y presentación de las Cuentas Anuales es un trámite engorroso que, sin embargo, se ha ido simplificando con el tiempo para facilitar su cumplimiento. Las cuentas deben cumplimentarse en un formato estándar que normalmente generan los programas de gestión y contabilidad, evitando así el tener que rellenar cada partida a mano.
Procedimientos de presentación
Existen tres procedimientos para la presentación en el Registro Mercantil:
- Presentación en papel: en la página web del Colegio de Registradores están disponibles los formularios que hay que rellenar e imprimir para depositar físicamente en el Registro.
- Presentación Digital. Para la facilitar la presentación digital de cuentas anuales, el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España distribuye gratuitamente el programa D2 (Depósito Digital de Cuentas). El programa permite la introducción manual de los datos o bien su importación a partir de ficheros informáticos.
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Una vez elaborado el contenido de las cuentas en el formato establecido, en lugar de imprimirlas se genera un fichero con la información que se almacena en un soporte informático (CD o DVD)o bien por teleproceso. Del fichero se genera una huella digital mediante la cual se accede al contenido. La huella garantiza que el contenido no ha sido modificado. Cualquier cambio en el fichero, por pequeño que sea, dará lugar a una huella distinta. En el Registro se presentará el soporte, una copia de la huella digital y la instancia de solicitud de legalización.
- Presentación telemática: consiste en enviar las cuentas anuales en formato digital por internet a la sede electrónica del Colegio de Registradores. Para poder realizar este procedimiento es necesario ser estar abonado y poseer un certificado de firma digital. Para abonarse basta entrar en la dirección www.registradores.org y pinchar la opción “abonarse”. Si el envío se realiza de manera correcta, aparecerá en pantalla un justificante de presentación, a modo de acuse de recibo, con los datos de la información remitida y la fecha de presentación.
