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Las facturas emitidas no deben ser eliminadas. Desde la entrada en vigor del actual Reglamento de Facturación, la única forma válida de rectificar una factura es emitiendo una factura rectificativa. Pero… rectificar no es lo mismo que anular una factura emitida.
“He cometido un error fatal en una factura ya emitida! ¿Cómo puedo enmendarlo?”… En fin, errar es de humanos!
Un impulso primario puede llevarte a querer deshacerte de esa factura y hacer una nueva, pero el pánico es mal consejero.
Recuerda siempre esto:
Una factura no se puede cancelar sin más. No te puedes deshacer de ella como si aquí no hubiera pasado nada.
Antes de desgranar este bonito tema, recordemos qué apartados debe contener una factura para que se ajuste a la legalidad.
Aquí puedes ver gráficamente los elementos, obligatorios y opcionales, que debe contener una factura sin errores:
Elementos obligatorios y opcionales de una factura
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Ya tienes claro los elementos que debe contener una factura que se ajusta a la ley, pero aún así, puede darse el caso que comentas algún error en su emisión.
Rectificar una factura o anularla no es lo mismo, aunque con frecuencia se acuda a emitir facturas negativas sin pararse a pensar si son válidas o no.
De hecho, esta práctica suele deberse a operaciones fraudulentas, como el traslado de un IVA de un trimestre a otro o la cancelación de un ingreso que no nos han abonado.
Lo prometido es deuda! Veamos en qué consisten estos 2 tipos de facturas y cuándo utilizarlos.
Si aprecias un error de los que acabamos de enumerar, tendrás que emitir una nueva factura o documento sustitutivo.
Por ejemplo, si en la factura original hubiéramos puesto mal el NIF del destinatario, tienes que señalar en el concepto: “rectificación por NIF incorrecto del destinatario”.
Esta nueva factura se la remitirás a tu cliente, que deberá conservarla adjunta a la inicial, pero tomando como válida la última.
Si la rectificación afecta al importe, al tipo de IVA o las cuotas de IVA, podemos hacer la rectificación de dos formas:
No te lo pierdas: ¿Para que se utiliza la factura rectificativa?
Existen algunos errores que se dan de forma recurrente en una factura y a los que debes prestar atención para ahorrarte facturas rectificativas:
Para conocer este tema en mayor profundidad:
No te lo pierdas: Errores que debes evitar a la hora de crear facturas
La cancelación de una factura, es decir, la emisión de una factura negativa (no su eliminación) tan solo podrá darse por motivos diferentes a los que te he contado anteriormente y siempre que exista una justificación de peso.
Por ejemplo, el caso de una devolución de un producto o la cancelación de un servicio cobrado por anticipado que no se llegó a realizar.
Nunca puedes anular una factura para emitir una nueva por la misma operación
Hasta aquí la entrada de hoy. Espero que haya sido de tu agrado.
Antes de despedirme, un último consejo:
Los programas de facturación y contabilidad son grandes aliados a la hora de minimizar el riesgo de cometer errores en la emisión de facturas.
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Por Eva Fernández el 2 November 2020