Las facturas emitidas no deben ser eliminadas. Desde la entrada en vigor del actual Reglamento de Facturación, la única forma válida de rectificar una factura es emitiendo una factura rectificativa. Pero… rectificar no es lo mismo que anular una factura emitida.
“He cometido un error fatal en una factura ya emitida! ¿Cómo puedo enmendarlo?”… En fin, errar es de humanos!
Un impulso primario puede llevarte a querer deshacerte de esa factura y hacer una nueva, pero el pánico es mal consejero.
Recuerda siempre esto:
Una factura no se puede cancelar sin más. No te puedes deshacer de ella como si aquí no hubiera pasado nada.
Antes de desgranar este bonito tema, recordemos qué apartados debe contener una factura para que se ajuste a la legalidad.
¿Qué elementos debe contener una factura?
Aquí puedes ver gráficamente los elementos, obligatorios y opcionales, que debe contener una factura sin errores:
Elementos obligatorios y opcionales de una factura
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Además de estos elementos, en algunos casos, son necesarias ciertas referencias a aspectos fiscales:
- Si la factura contiene operaciones exentas de IVA, debes indicar la norma que determina esa exención. Esta norma se encuentra en la Ley del Impuesto o en la Directiva europea 2006/112/CE, de 28 de noviembre.
- También deben hacerse constar los regímenes especiales del IVA.
- Si emites una factura a una empresa residente fuera de España, en la Unión Europea (operaciones intracomunitarias), también deberás indicar al pie, la obligación del destinatario de declarar el IVA.
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Facturas negativas Vs. facturas rectificativas
Ya tienes claro los elementos que debe contener una factura que se ajusta a la ley, pero aún así, puede darse el caso que comentas algún error en su emisión.
Rectificar una factura o anularla no es lo mismo, aunque con frecuencia se acuda a emitir facturas negativas sin pararse a pensar si son válidas o no.
De hecho, esta práctica suele deberse a operaciones fraudulentas, como el traslado de un IVA de un trimestre a otro o la cancelación de un ingreso que no nos han abonado.
Lo prometido es deuda! Veamos en qué consisten estos 2 tipos de facturas y cuándo utilizarlos.
¿Cuándo rectificar una factura emitida? La factura rectificativa
Si aprecias un error de los que acabamos de enumerar, tendrás que emitir una nueva factura o documento sustitutivo.
Cómo rectificar los datos identificativos de una factura
- Debes hacer constar de forma visible que se trata de una “factura rectificativa”.
- Tendrá una serie numérica diferente a la principal.
- Pondrás los datos correctos e indicarás en el concepto cuál es el número y fecha de la factura así como, el motivo de la modificación.
Por ejemplo, si en la factura original hubiéramos puesto mal el NIF del destinatario, tienes que señalar en el concepto: “rectificación por NIF incorrecto del destinatario”.
Esta nueva factura se la remitirás a tu cliente, que deberá conservarla adjunta a la inicial, pero tomando como válida la última.
Cómo rectificar el importe
Si la rectificación afecta al importe, al tipo de IVA o las cuotas de IVA, podemos hacer la rectificación de dos formas:
- Indicando en la factura rectificativa tan solo el importe de la corrección. Por ejemplo, si el importe está mal sumado, pondremos en la factura rectificativa la suma a añadir o restar. El importe irá con signo positivo o negativo, dependiendo del caso.
- Indicando el importe correcto directamente. En este caso, deberemos incluir en el concepto las cantidades erróneas de la factura anterior que pretendemos rectificar.
No te lo pierdas: ¿Para que se utiliza la factura rectificativa?
Existen algunos errores que se dan de forma recurrente en una factura y a los que debes prestar atención para ahorrarte facturas rectificativas:
- Emitir facturas sin una numeración correlativa
- Emitir facturas que no sigan la concordancia entre su número y la fecha de emisión
- Generar las facturas rectificativas en la misma serie que el resto
- No poner en la factura el domicilio fiscal si no el del local del negocio
- No incluir el domicilio en las facturas simplificadas
- No entregar la factura al destinatario en el plazo reglamentario
- No desglosar las cuotas del IVA
- No indicar en las facturas de suministros los datos fiscales de la empresa que va a practicar la deducción
- Introducir a mano los datos del destinatario en las facturas impresas
Para conocer este tema en mayor profundidad:
No te lo pierdas: Errores que debes evitar a la hora de crear facturas
¿Cuándo anular una factura emitida? La factura negativa
La cancelación de una factura, es decir, la emisión de una factura negativa (no su eliminación) tan solo podrá darse por motivos diferentes a los que te he contado anteriormente y siempre que exista una justificación de peso.
Por ejemplo, el caso de una devolución de un producto o la cancelación de un servicio cobrado por anticipado que no se llegó a realizar.
Nunca puedes anular una factura para emitir una nueva por la misma operación
Hasta aquí la entrada de hoy. Espero que haya sido de tu agrado.
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