1. ¿Qué es una factura?
Empecemos por lo básico.
Una factura es un documento de tipo comercial que demuestra la compraventa de un bien o servicio.
Se puede decir que es la prueba física de que se ha realizado una compra y tiene validez legal y fiscal.
Cada vez que se realice una venta hay que emitir una; por tanto, las facturas son el pan de cada día de autónomos y empresarios.
2. ¿Cómo se hace una factura?
Cuando uno se enfrenta a su primera factura se encuentra en un mar de dudas: ¿cómo se hace?, ¿qué hay que poner?...
Hay dos formas principales de hacer una factura:
a) Con una hoja de Excel
Es el sistema más tradicional. La factura se crea sobre una plantilla de Excel, se imprime, se firma y se escanea para enviarla (si es el caso) por correo electrónico.
¿Cuáles son las desventajas de utilizar este sistema?
- Es lento.
- Está anticuado.
- Gastas papel.
b) Con un programa de facturación
Este método es todo lo opuesto al anterior: es innovación, tecnología, eficiencia, precisión…
¿En qué consiste? Se trata de utilizar un programa especializado en facturación para crear tus facturas de forma rápida y sencilla.
¡Es tan fácil que apenas tendrás que dar un par de clics en el ordenador!
El programa de facturación de Anfix, por ejemplo, trabaja sobre una plantilla (que podrás personalizar a tu gusto) en la que solo tienes que decir a qué cliente va dirigida la factura e introducir el concepto y la cantidad de bien o servicio que has vendido.
Automáticamente se actualiza el número de factura, la fecha y se calculan los impuestos y el importe total. ¡Así evitas posibles errores!
Una vez hecho esto, ¡tu factura está lista para ser enviada!
- Rápido.
- Automático.
- Eficiente.
- Muy sencillo.
3. Cómo calcular el importe total de la factura
Para hacer una factura no basta con poner el importe del bien o servicio que hayas vendido y ya está. Tienes que calcular, también, el total después de impuestos.
Y es que, por si no lo sabías, en todas las facturas deberás aplicar retenciones en concepto de IVA e IRPF.
¿Cómo? ¡Te lo explicamos!
3.1. Cómo calcular el IVA
Como sabes, el IVA es un impuesto que grava el consumo y, por tanto, se aplica a prácticamente todo lo que compramos.
Existen diferentes tipos de IVA, aunque el más habitual es de un 21% que se suma al valor de tu bien o servicio.
Para calcularlo, la operación que has de realizar es muy sencilla. Vamos a verlo con un ejemplo:
Vendemos un servicio de consultoría web por valor de 500€. Esta cantidad se llama “base imponible” y sobre ella tenemos que calcular el 21% y sumárselo.
Sería así:
Base imponible: 500€
21% de IVA: +105€
Total con IVA: 605€
De este modo, el cliente nos pagará 605€ en los que se incluye el IVA. Esta cantidad deberá ser luego devuelta a Hacienda en la declaración trimestral.
Recuerda: el IVA que cobras en tus facturas no es tuyo, luego tendrás que devolverlo.
3.2. Cómo calcular el IRPF
Si eres autónomo, otro impuesto que deberás incluir es el IRPF siempre que la factura que emitas sea a otro profesional o una empresa (a particulares no).
En este caso, también hay varios tipos:
- El IRPF reducido: es un 7% durante los primeros 18 meses de alta.
- IRPF general: es un 15% una vez han pasado esos 18 meses.
La peculiaridad del IRPF es que se resta, y no se suma, a la base imponible de la factura.
¿Por qué? Porque en este caso será la empresa o el profesional el que ingrese en tu nombre esa cantidad en concepto de IRPF ante Hacienda.
Para calcularlo, vamos a tomar el mismo ejemplo que en el caso anterior. Recuerda: hemos hecho una consultoría web por valor de 500€.
Tus cuentas serían:
Base imponible: 500€
7% de IRPF: -35€
Total sin IRPF: 465€
Teniendo en cuenta todo esto, imaginando que emitas una factura que incluya IVA e IRPF, el importe total de la factura sería el siguiente:
Base imponible: 500€
21% de IVA: +105€
7% de IRPF: -35€
Importe total: 570€
4. Tipos de facturas
Es importante que sepas, también, que existen cinco tipos de facturas diferentes:
- Factura ordinaria: es con la que trabajarás normalmente y documenta cualquier operación de compraventa.
- Factura rectificativa: sirve para corregir errores en facturas anteriores.
- Factura recapitulativa: resume distintas operaciones para un mismo cliente durante un período de tiempo.
- Factura electrónica: es igual que una normal pero en soporte digital.
- Factura proforma: es una especia de presupuesto que se envía antes de finalizar la venta.
5. ¿Qué debe incluir una factura?
Los elementos obligatorios en una factura son:
- Título: parece obvio, pero para que se considere un documento legal has de poner en alguna parte un rótulo que aclare que es una factura.
- Fecha: día, mes y año en el que se emite la factura.
- Número: todas las facturas han de ser correlativas y deben ir numeradas.
- Datos del emisor: es decir, tú. Incluye nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del cliente: nombre y apellidos o razón social de la empresa, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción: de los productos con su precio.
- Total de la factura: base imponible, importe del IVA y el IRPF y total final.
6. ¿Quién puede emitir una factura?
Como decíamos al principio, la ley establece que puede emitir una factura cualquier autónomo o empresario dado de alta en Hacienda.
También es posible emitir facturas sin ser autónomo, aunque hay que cumplir una serie de requisitos y no sobrepasar una cantidad máxima.
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