A diario me contactan emprendedores a través de mis perfiles en redes sociales con las mismas inquietudes acerca de sus obligaciones fiscales.
Lo primero que aclaramos son los conceptos básicos de contabilidad que deben conocer para saber interpretar las cuentas de su negocio y así lograr una visión global sobre la situación de su empresa.
La mayoría han escuchado (ya sea en televisión, prensa o en su entorno) hablar de términos como debe, haber, activos, pasivos, capital social, balances... pero no les queda claro cómo podrían beneficiarse ellos y sus negocios si conocieran el significado y aplicación de dichos conceptos contables.
Conceptos contables básicos
En este artículo te voy a explicar de manera simple y entendible, cuáles son los conceptos básicos que toda persona (poseedora de un negocio, o no) debería de conocer.
Te pongo un ejemplo:
Tenemos una empresa de moda llamada ROPA-FASHION administrada por dos socios y que compra a fábrica para luego vender a tiendas físicas. Los dos socios aportan a dicha empresa 1800€ cada uno (3600€ en total de capital social) para poder empezar a comprar ropa.
1. Debe
Se trata de la cuenta de cargo para la empresa; es decir, los gastos aumentan por el debe.
2. Haber
Se trata de una cuenta de abono para la empresa; es decir, los ingresos y las deudas aumentan por el haber.
3. Activo
Se trata de los bienes que la empresa posee: un vehículo, un ordenador, existencias…
El activo puede ser de dos tipos:
Activo no corriente: es el bien o derecho que la empresa posee pero que no se “mueve”, es decir que no se puede convertir en dinero.
En nuestro caso podría ser un ordenador para almacenar el inventario de ROPA-FASHION. El activo fijo sería el ordenador, ya que no se va a vender.
Activo corriente: es el bien o derecho que se “mueve” es decir que se espera vender.
Las prendas o artículos que la empresa ROPA-FASHION compra a fábrica para más tarde vender a sus clientes (tiendas).
4. Pasivo
Son las deudas que ROPA-FASHION ha generado (como por ejemplo, un préstamo solicitado a una entidad financiera para sufragar los costes de ropa adquirida a la fábrica) y se divide en:
Patrimonio neto: es la diferencia entre el activo y el pasivo. O dicho de una forma más coloquial, es lo que la empresa tiene menos lo que debe.
Supongamos que ROPA-FASHION adquiere ropa a una fábrica y lo paga con dinero de la cuenta de la empresa. La ropa se convierte en un activo (como hemos visto antes) que no ha generado deuda puesto que el dinero ha salido de la cuenta de la empresa y no de un préstamo.
Pasivo no corriente: está formado por todas las obligaciones y deudas que nuestra empresa genere con una duración superior a 1 año.
Si compramos ropa solicitando un crédito al banco a 5 años, el pasivo no corriente aumenta; por lo tanto nos endeudamos.
Pasivo corriente: son las obligaciones y deudas con duración de menos de un año.
Si el préstamo anterior en vez de 5 años fuera a 6 meses, estaríamos hablando de pasivo corriente.
5. Capital social
El capital social forma parte del Patrimonio Neto. Es lo que aportan los socios para que la empresa pueda empezar a funcionar. Este capital puede ser aportado en forma de dinero o en forma de bienes.
En el caso del ejemplo de ROPA-FASHION serían los 1.800€ que aporta cada socio. En total haría un capital social de 3.600€.
6. Cuenta de pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias es el resumen de todos los gastos e ingresos que tiene una empresa en su ejercicio contable. Esta cuenta es la que nos va a decir si la empresa ha tenido beneficios o pérdidas.
Su formato sería el siguiente:
7. Balance de situación
Se trata de la otra parte importante del análisis de la empresa, junto con la cuenta de pérdidas y ganancias.
En el balance de situación es donde vemos los activos, pasivos y patrimonio neto que posee la empresa mostrándonos la situación económica y financiera en un determinado periodo de tiempo.
El balance está formado por:
Los libros contables y la memoria
Una vez comprendidos el debe, el haber, activo, pasivo y el esqueleto de la empresa, es decir, la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de situación; vemos qué libros son importantes y por qué toda empresa tiene que tenerlos legalizados en el registro mercantil.
1. Libro diario
El libro diario es un documento donde se registran todos los apuntes (facturas, recibos, nóminas, préstamos...) de forma cronológica.
Ejemplo:
25/05/2021
DEBE
(629) Gastos varios ROPA-FASHION 100€
HABER
(572) Banco 100
30/06/2021
DEBE
(572) Bancos 350€
HABER
(700) VENTA 350
2. Libro mayor
En el libro mayor es donde van registradas las operaciones de cada cuenta contable.
Veámoslo con un ejemplo:
ROPA-FASHION compra material a los siguientes proveedores:
SASTRERIA MARIANO por un valor de 300€
FEDERICA PATRONES por un valor de 500€
MARÍA TELAS por un valor de 200€
A SASTRERIA MARIANO le abonan el pago con tarjeta bancaria de la empresa.
A FEDERICA PATRONES se lo dejan a deber ya que les gira un recibo.
A MARÍA TELAS se lo pagan también con tarjeta bancaria.
3. Memoria
Es un documento que completa todo lo anterior. En él se detallan todos los logros, resultados y objetivos producidos en la empresa.
Teniendo claro todos los conceptos anteriores, estoy segura de que cada vez que te comuniques con tu contable o asesor vas a tener una mayor capacidad de entendimiento de los resultados de tu empresa y serás capaz de actuar en consecuencia, siempre en beneficio de tu negocio.
