Estrategias para enfrentarte al cliente moroso

A lo largo de tu vida como autónomo o empresario en algún momento te encontrarás ante un cliente que no paga. Seguramente no te ocurra a menudo, pero deberás estar preparado y saber cómo actuar en este caso.

Y es que cuando un cliente no paga las facturas pendientes tu negocio se resiente. No solo por lo que dejas de ingresar, sino porque de pronto no puedes hacer frente a los pagos con proveedores o empleados. Es una situación compleja por lo que es necesario tener claro cuáles son las medidas a tomar en estos casos.

Sobre todo hay que tener en cuenta que España es un país con un alto nivel de morosidad. Según un Estudio de Gestión de Riesgo de Crédito, cerca de 85.000 empresas españolas están en peligro de cerrar por el impacto de la morosidad sobre su negocio. Lo mismo ocurre con los autónomos, otro de los colectivos más vulnerables. Según los últimos datos publicados por la Federación Nacional de Trabajadores Autónomos (ATA), un 39,21% de los autónomos ha padecido algún impago en 2019 y , de estos, un 20% tardará más de seis meses en cobrar.

¿Cuándo se considera una factura impagada?

Se considera que una factura está impagada cuando el cliente excede el plazo de pago acordado previamente. En algunos casos el pago es inmediato, en otro asciende a 30 días o incluso a 60 (este debería ser el máximo según la ley).

Para tenerlo claro y asegurarte el cobro de tu trabajo es importante que incluyas en cada factura la fecha de vencimiento de la misma. Cualquier retraso con respecto a la fecha indicada hará que esa factura se considere impagada.

De todos modos, te recomendamos que no esperes a la fecha límite para enviar algún que otro recordatorio amigable a tu cliente para hacerse saber que la fecha de pago está próxima.

¿Cuáles son las consecuencias de tener facturas pendientes de cobro?

Imagina que un cliente se retrasa en el pago de la factura y te informa de que no va poder asumir, en ese momento, ese coste. ¿Qué consecuencias tiene sobre tu negocio?

Esta problemática tiene un impacto directo en el funcionamiento de cualquier empresa. Al final, si no entra dinero es difícil continuar la actividad con normalidad. Algunas de las principales consecuencias son:

1. Pérdida de ingresos

Cuando una empresa contrae una deuda con un proveedor la previsión de liquidez se resiente; sobre todo cuando hablamos de pequeñas pymes o autónomos que depende de un menor número de clientes.

2. Insolvencia

Un gran número de facturas sin cobrar significa, en muchas ocasiones, insolvencia. Esto implica que la pyme o el autónomo no puede hacer frente a sus facturas pendientes lo que produce una especie de onda expansiva de impagos e insolvencia sobre otras empresas.

3. Limita el crecimiento

Un negocio en el que no entra dinero no puede crecer. Cualquier tipo de inversión se sustenta en unos ingresos, desde la contratación de nuevos perfiles hasta la compra de material.

4. Pone en riesgo la continuidad del negocio

El cierre del negocio es una de las peores consecuencias posibles pero que se puede dar si se acumulan un gran número de facturas impagadas. Si no cuentas con otros recursos financieros con los que sostener la actividad, podrías verte obligado a echar el cierre.

¿Cómo prevenir a los clientes morosos?

Lo mejor que puedes hacer para no verte en esta situación es prevenir. No es fácil evitar un cliente moroso, pero podemos intentar prevenirlos poniendo en práctica algunas estrategias y hábitos de facturación.

1. Establece tus condiciones.

Es muy importante que en todas tus facturas especifiques detalladamente cuáles son:

• Las condiciones de pago
• El método
• El período para hacerlo.

Aquí te dejo un enlace muy útil sobre Cómo hacer la factura perfecta: elementos obligatorios y opcionales

Tan importante es poner el número de cuenta donde se tiene que ingresar el dinero, como el período de tiempo del que el cliente dispone para pagar la factura. Si no lo especificas, no podrás reclamar nada.

Establece la política de cobros que mejor se ajuste a tu negocio, conoce tu mercado, lo que hace tu competencia y tu estado financiero.

1. Incluye una penalización por retraso

A la hora de negociar las condiciones de pago, puedes incluir en tu factura un descuento por pronto pago y un penalización por retraso. En ambos casos puede ser un pequeño porcentaje sobre el total de la factura.

Esto hará que los clientes cumplan con los plazos acordados y, en caso de retraso, que tú recibas una cantidad extra “por las molestias”.

2. Controla los pagos

Llevar un control exhaustivo sobre las facturas que emites a tus clientes, tanto las pendientes de pago como las ya abonadas, es la piedra angular de tu negocio.

Te puede interesar: ¿Se puede reclamar un pago sin factura?

2. Digitaliza tu proceso de facturación

Hoy en día, el uso de programas de facturación online son grandes aliados a la hora de gestionar todo el proceso de facturación, ayudándote a cobrar antes tus facturas, minimizar las posibilidades de impago y persiguiendo el pago de forma automatizada.

Si eres usuario de Anfix ya sabes que esta información la encuentras en tu sección de ventas y gastos, en ella puedes conocer de un solo vistazo todas las facturas que has emitido, a que cliente y en qué estado se encuentran.

También podrás saber cuándo ha abierto el cliente el e-mail que contiene la factura y el momento exacto en el que se la ha descargado.

Si aún no lo has hecho, te animamos a activar tu demo gratuita durante 15 días introduciendo tu dirección de correo electrónico. Si lo necesitas, nuestros asesores te ayudarán a sacar el mayor partido a Anfix.

Si aún así ves que pasan los días y no lo ha recibido, puedes volver a enviárselo o llamarle por teléfono. Para ellos es muy importante que persigas los impagos de forma automatizada creando alertas en tu calendario con el vencimiento de los pagos para recordárselo a tu cliente por email o mensaje de texto.

3. Marketing de cobro

Busca fórmulas que no perjudiquen tu negocio y faciliten el pago por parte de tu cliente:

• Bonificaciones por pronto pago.
• Descuentos por pago por adelantado.
• Diferentes métodos de pago: transferencia, domiciliación bancaria, tarjeta…
• Planes de pago mensuales, semanales, etc.

¿Cómo actuar en caso de impago?

1. Negocia la deuda

Cuando, a pesar de los esfuerzos previos, una factura no se abona en la fecha acordada lo primero que debes hacer es ponerte en contacto con el cliente. Quizás este no ha actuado con mala fe y simplemente ha sido un error.

A veces la razón del retraso puede ser tan simple como que el email ha ido a parar a la bandeja de spam, que la dirección no era la correcta o que simplemente no lo ha visto.

Cuando le llames y le recuerdes el cobro de la factura, seguramente, se solucione el problema rápidamente.

Sin embargo, en esa llamada, también puede ocurrir que el cliente te comunique que no puede hacer frente al pago de la factura por falta de liquidez. En ese caso, podéis acordar diferentes soluciones:

1. Retrasar el pago de la factura: si tu cliente cree que, en unos meses, su situación habrá mejorado porque está pendiente de cobrar diferentes trabajos podéis aplazar el cobro hasta esa fecha.
2. Fraccionar el pago: otra opción interesante, sobre todo si la suma de la deuda es elevada, es dividir el pago para que sea abonado en diferentes momentos.
3. Hacer un intercambio de servicios: dependiendo de a lo que se dedique tu cliente, quizás podáis llegar a un acuerdo y que pague el importe de la factura en especias. Por ejemplo, si tiene una empresa que arregla ordenadores quizás te pueda dar uno para solventar la deuda.

Dialogando, seguramente podáis llegar a un acuerdo que sea satisfactorio para ambas partes. De este modo, quedará resuelta la deuda sin haber recurrido a trámites legales.

2. Recurre al Proceso Monitorio

Puede ocurrir, también, que el cliente no pague voluntariamente. En tal caso, deberás enviarle, al menos, una carta formal y un burofax expresando el requerimiento de la cantidad a deber.

El siguiente paso será recurrir a la vía legal y activar lo que se conoce como Proceso Monitorio.

¿Qué es el procedimiento monitorio?

El procedimiento o proceso monitorio surgió para combatir los problemas de impago que se producen en un gran número de transacciones comerciales. Resulta de especial utilidad para autónomos o empresarios que necesitan un mecanismo eficaz y simple para reclamar el cobro de deudas.

El procedimiento monitorio es, por tanto, un proceso rápido de reclamación de deudas siempre que éstas reúnan una serie de requisitos. Está regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil y se tramita a través de los tribunales civiles.

En este proceso no hay un límite de reclamación; aunque si la deuda es inferior a 2.000€, no será necesaria la presencia de un abogado ni un procurador durante la celebración del juicio.

¿Qué tipos de deudas podemos exigir?

Para que la deuda se pueda reclamar mediante el procedimiento monitorio, esta debe reunir una serie de requisitos mínimos. La ley establece que debe de ser:

• Dineraria: es decir, nos deben dinero en cualquier tipo de moneda en curso legal (nacional o extranjera).
• Vencida: el plazo de pago ha expirado y aún no hemos cobrado el importe de la factura. No se pueden reclamar deudas a futuro.
• Exigible: significa que no depende de contraprestaciones ni está sujeta a condiciones.
• Determinada: la deuda debe de ser líquida y se corresponde con una suma de dinero.

Por tanto, si uno de tus clientes no te ha pagado y quieres reclamar una factura, debes asegurarte de que tu deuda es económica (te deben dinero), se ha pasado la fecha para abonar el pago y, además, tienes documentación suficiente que pruebe que existe una deuda y una relación comercial entre ambas partes.

¿Qué necesitas para reclamar una deuda mediante un proceso monitorio?

Además de cumplir con las condiciones anteriores, has de presentar una serie de documentos que prueben ante el juez que existe una deuda pendiente y que las partes habéis mantenido una relación comercial.

Tal y como se indica en la Guía sobre el Procedimiento Monitorio del Consejo General del Poder Judicial, para acreditar la deuda que se reclama deberás recopilar:

• Documentos, sin importar cuál sea su forma o soporte, en el que aparezcan firmados o con cualquier otra señal, física o electrónica, de la persona deudora.
• Facturas, albaranes de entrega, certificaciones, telegramas, telefax o cualquier otra documento que acredite los créditos y deudas dinerarias.
• Documentos comerciales que demuestren una relación anterior duradera junto al documento en el que conste la deuda.

Todo esto te ayudará a la hora de reclamar tu dinero y deberás adjuntarlo a tu petición en el juzgado.

Fases del proceso monitorio

El procedimiento monitorio trata de simplificar al máximo los pasos a dar para reclamar dinero a un cliente moroso.

Una vez hayas comprobado que tu deuda cumple con los requisitos explicados anteriormente y que cuentas con toda la información necesaria para acreditarla, estarás preparado para iniciar el proceso de reclamación:

1. Presentación del escrito de petición

El procedimiento monitorio comienza con la presentación de un escrito en el que debes indicar:

• La identidad del deudor.
• El domicilio del acreedor y el deudor.
• Los hechos que han originado la deuda.
• El origen y cuantía de la deuda.
• Documentos que acrediten la deuda.

Has de presentar tantas copias de la petición y de los documentos como personas o entidades contra las que hayas dirigido la reclamación.

En esta parte, sin importar la cuantía a reclamar, no será necesaria la presencia de un abogado o un productor (pero siempre es conveniente estar bien asesorado).

Con todo esto, deberás dirigirte al Juzgado de Primera Instancia que corresponda con el domicilio o residencia del deudor; aunque si desconoces dónde es puedes llevarlo a la oficina judicial donde creas que vive para que pueda ser localizado.

2. Tramitación del proceso monitorio

Una vez presentada la petición inicial del procedimiento monitorio, si el Juzgado aprueba la reclamación requerirá el pago a la persona en cuestión. Esta deberá, en un plazo de veinte días, pagar o comparecer para alegar, a través de un escrito de oposición, las razones por la que cree que no tiene que pagar la cantidad que se le solicita.

¿Qué resultados podemos obtener mediante un proceso monitorio?

Con todo esto, nuestro proceso monitorio se puede resolver de diferentes formas. Los escenarios posibles son, en total, cuatro:

• Que el cliente pague cuando se lo requiere el juzgado y se archive el procedimiento.
• Que el deudor no pague en el plazo de veinte días ni comparezca dando razones por escrito para no pagar. En cualquiera de los dos casos, se declarará terminado el proceso y el acreedor podrá iniciar la ejecución de esa cantidad. Esto podrá suponer el embargo de bienes, nóminas, etc. del deudor. Así, si la deuda es superior a 2.000€ será obligatorio contar con un abogado y un procurador que se encarguen de los trámites de la ejecución.
• Que el deudor se oponga por escrito al pago. Si la cantidad reclamada es inferior a los 6.000€ se cierra el proceso monitorio y se acuerda seguir los trámites del juicio verbal. Si es mayor, se dispone de un plazo de un mes para presentar una demanda de Juicio Ordinario en reclamación de la deuda. En este caso, también es obligatorio estar asistido por un abogado y un procurador.

Como ves, el procedimiento monitorio se ha simplificado para que puedas reclamar las deudas de clientes de una forma más rápida y sencilla cuando se agotan las otras vías. Aun así, trata siempre de llegar a un acuerdo o revisa las condiciones de pago. ¡Siempre es mejor negociar!

Lógicamente, antes de alcanzar a este punto siempre es recomendable agotar todas las vías.

Consulta con expertos las opciones disponibles antes de tomar una decisión y, sobre todo, trata de llegar a un acuerdo con el cliente.