En este articulo verás:
Los nuevos tiempos traen nuevos problemas. Y los nuevos problemas requieren nuevas soluciones.
Es por ello que responsables de contabilidad de las empresas y asesores contables están apostando muy fuerte por entornos de trabajo en la nube.
¿Por qué lo están haciendo?
Básicamente, porque les permite hacer mucho más trabajo en mucho menos tiempo. Así de claro.
El software en la nube están ganando terreno a los antiguos programas de escritorio. De hecho, terminarán sustituyéndolos, pues sus ventajas son más que notables.
Pero, ¿qué es exactamente un programa de contabilidad en la nube?
Un programa de contabilidad al que accedes por Internet, ya sea desde tu navegador o dispositivos móviles, diseñado para proveer de su servicio a miles de negocios al mismo tiempo.
Esto viene al caso porque la contabilidad en la nube puede hacer referencia a soluciones completamente online o híbridas.
En las primeras, todo el software está alojado en servidores controlados por la empresa proveedora del servicio y al que accedes desde tu ordenador o dispositivo conectado a Internet.
Esto te da todo el poder de un programa de escritorio sin todo lo malo que este tipo de aplicaciones conllevan, como potenciales brechas de seguridad, necesidad de actualizarlo a mano, y un largo etcétera.
Una solución híbrida es una aplicación de escritorio conectada con la infraestructura de la empresa propietaria.
Quizá la única ventaja que tiene respecto de una solución 100% online es que no necesita estar conectada a Internet siempre para ejecutarse, aunque el despliegue masivo de banda ancha por fibra y móvil de calidad hace que esto tenga hoy en día poca relevancia.
¿Qué es lo que hace tan especial a la tecnología en la nube?
Varias cosas al mismo tiempo que en síntesis, aumentan tu productividad enormemente al mismo tiempo que se reducen los costes y los riesgos que corre la información más sensible de tu negocio.
Y aunque esta guía esté centrada en el software de contabilidad online, esto se aplica a la mayor parte de los servicios en la nube de aplicación empresarial.
Porque al usar estos servicios, estarás siempre usando la tecnología más puntera, pudiendo trabajar desde cualquier sitio y dispositivo con el único requisito de tener una conexión a Internet estable.
Ventajas de llevar la contabilidad en la nube
1. Mejora el trabajo en equipo
La nube hace que trabajar en equipo sea mucho más fácil y eficiente.
En vez de usar correos o enviar archivos físicamente, como usuario puedes enviar tantas invitaciones como quieras a otros usuarios para ver y trabajar sobre el mismo archivo.
Tu asesor o gestor puede ver estado financiero de tu negocio desde su oficina, en tiempo real, mientras comentas con él los detalles por teléfono.
Esto reduce drásticamente el tiempo invertido en solucionar problemas y aconsejar o explicar cuestiones relativas a la gestión de tu negocio.
2. Evita el trabajo doble
Cuando contratas a un asesor o gestor, para cumplir con su función lo que hace es replicar la información sobre la gestión de tu negocio en su propio sistema.
Esto deja de ser necesario con la nube ya que ambos trabajáis sobre el mismo “libro contable”.
De hecho, se suele hacer referencia a esto como contabilidad de “libro único” o “libro común”.
Esto implica un ahorro drástico de tiempo para ambos y aumenta la calidad del servicio y de la información que ambos compartís.
Este concepto se ha venido desarrollando desde hace tiempo con accesos multiusuario pero la nube ha acelerado su adopción enormemente.
3. Favorece la deslocalización del trabajo
El software de contabilidad en la nube permite que puedas trabajar desde casi cualquier dispositivo conectado a internet, estés donde estés.
Ya sea desde tu oficina, el hotel o una terraza.
Piensa en la relevancia de este cambio de enfoque.
El software de contabilidad online permite a propietarios y empleados trabajar desde donde quiera que estén, en cualquier momento, siempre y cuando tengan conexión a internet.
La desventaja de esto es que si estás en una zona con mala cobertura o en un avión, no podrás usarlo.
Sin embargo, esto es cada vez menos común ya que incluso en los aviones empezamos a encontrarnos conexiones wifi.
4. Permite mejores integraciones
Es difícil intercambiar información entre diferentes servicios con programas de escritorio.
Tienes que andar constantemente exportando, convirtiendo, importando o picando todos los datos a mano.
Otra de las grandes ventajas que tiene el software en al nube es que se integra automáticamente con la mayor parte de servicios, como CRMs, gestores de proyectos, servicios de almacenamiento en la nube y un largo etcétera.
Así eliminamos instantáneamente la necesidad de meter datos sistemáticamente en otros servicios con la enorme pérdida de tiempo que supone.
Y no sólo te lo ahorras a ti.
También a todos aquellos trabajando sobre el mismo documento o proyecto al alimentarse de una misma base de datos actualizada en tiempo real.
5. Ofrece una mejora continua
Al no tener que estar desarrollando diferentes versiones al mismo tiempo, la empresa proveedora del servicio puede centrarse al 100% en optimizar y mejorar la versión única que todos sus clientes utilizan.
De esta manera, tú como usuario recibirás mejoras y actualizaciones mucho más rápido que si usases software de escritorio.
En vez de actualizaciones anuales, el software de contabilidad en la nube se actualiza constantemente a lo largo del año.
Haciendo lo mismo, de forma diferente
Lo mejor de todo esto es que en esencia, el sistema no cambia un ápice.
6 elementos que puedes automatizar con un software de facturación y contabilidad online
1. Facturación
¿Cuánto llevas facturado en comparación con el año anterior?
¿Quién te debe dinero?
¿Te han pagado ya?
Imagínate poder ver si alguien ha recibido una factura que tú le envías…y si la ha leído o no.
La información contenida en facturas, además de la que va adherida al envío de las mismas de forma digital, permite mucho más que ver la cuadratura de los importes.
Tener datos como estos en tu poder te permite, no sólo saber lo que está pasando con tu negocio, sino tener una capilaridad informativa que antes sólo estaba al alcance de unas pocas megacoporaciones de recursos virtualmente ilimitados.
Y recuerda que otra de las principales causas de la quiebra de muchas empresas es su incapacidad para gestionar adecuadamente sus flujos de caja.
TAL VEZ TE INTERESE: Más información sobre el módulo de facturación de Anfix.
2. Gastos y tickets
¿A quién le debes dinero?
¿A cuántos días has acordado pagar?
¿Estás gastando más este mes que el mes anterior? ¿Por qué?
Los servicios de contabilidad online te permiten controlar al máximo cada uno de tus gastos con un esfuerzo mínimo.
Algo tan sencillo como contabilizar una comida de empresa puede resolverse con la foto del ticket desde la app de tu servicio, justo antes de poder hacer una bola de papel con el ticket y encestarla de la que sales del restaurante en la papelera de la puerta.
Fácil. Rápido. Útil.
Además, puedes ver de un vistazo lo que debes a tus proveedores y cuánto les has pagado ya para no pasarte de un fijo que ponga en peligro tu negocio.
3. Conexión con bancos
Las facturas te enseñan por dónde entra y sale el dinero.
Las transacciones bancarias te dicen a qué pulso late tu negocio.
Si hay algo excepcionalmente valioso en comparación con las hojas de cálculo o clientes de escritorio, es la conexión automática de la contabilidad de tu negocio con tus cuentas bancarias.
Agárrate.
Los servicios de contabilidad en la nube pueden sincronizar automáticamente y sin fisuras todas las transacciones de tu banco, directamente en tu panel de control.
De esta manera puedes ver una lista actualizada de transacciones cada día y vincularlas automáticamente con sus facturas y tickets correspondientes.
Concédete 10 segundos para visualizar eso.
4. Control de inventario
Es muy común ver a empresas gestionar también sus inventarios con hojas de cálculo.
Algunos servicios de contabilidad en la nube te permiten conectar la gestión de tu inventario directamente con la facturación, integrada en tu contabilidad, para que cada compra y venta tenga su correspondiente contrapartida automáticamente.
Esto te permite ver quién ha comprado qué, cuál es la variación respecto de su histórico de transacciones. Y más.
Puedes estudiar la estacionalidad de tus productos para evitar quedarte corto de existencias, controlar dónde están ubicadas y otras variables clave (como la caducidad) en caso de trabajar con artículos perecederos.
5. Nóminas
El software de contabilidad online también te ayuda notablemente a gestionar las remuneraciones de tus empleados.
Ya no tendrás que preocuparte de los desgloses de cada nómina, impuestos, vacaciones o bajas.
Todo esto integrado directamente en tu programa de contabilidad, algo que no te permite hacer de la misma forma, ni de lejos, una hoja de Excel.
6. Activos
Todos los negocios necesitan herramientas con las que operar.
Coches, furgonetas, ordenadores, maquinaria, y un enorme etcétera que debe ser registrado y gestionado como el resto de elementos.
Sí, esto también puede hacerse con el Excel. Y sí, esto también puede automatizarse con tu software de contabilidad en la nube para ahorrar más tiempo en la gestión.
A estas alturas todo esto te sonará a música celestial pero, ¿cómo funciona todo esto en realidad?
¿Dónde se almacenan tus datos?
¿Están seguros?
8 razones por las que deberías llevar la facturación y la contabilidad de tu negocio en la nube
1. Es más intuitivo y fácil de usar
El software de contabilidad en la nube ha sido concebido en la misma era de Facebook o del iPhone.
Es decir, que todo lo que no sea como mínimo igual de fácil de usar, no tendrá éxito en su mercado.
Esto hace que tanto a nivel de diseño como de experiencia de uso vayas a percibir un valor notablemente mayor que a lo que nos acostumbra el software de escritorio y el archimencionado Excel.
De esta manera, además de ahorrar tiempo al no tener que “estudiarte” el manual del software, profundizarás más rápido y mejor en la analítica que el programa te ofrece para tomar mejores decisiones, más rápidamente.
Un ejemplo muy simple es el panel de control principal o dashboard, en el que nada más entrar al programa, puedes ver de un vistazo los indicadores clave del estado de tu negocio.
2. Introducción de datos automatizada
Los servicios de contabilidad en la nube más punteros han eliminado la necesidad de contabilizar a mano cosas como los tickets de gastos o hacer la conciliación con tu banco.
En el caso de los tickets, algunos servicios como Anfix te permiten contabilizarlos haciendo una foto al ticket desde nuestra app mientras que la conciliación puedes hacerla sincronizando tus cuentas bancarias con un sólo click.
Esto no sólo te hace a ti la vida más fácil sino que también se la hace a tu asesor o gestor, ya que le permite centrarse más en la parte analítica y ofrecerte un mejor servicio al aportarte más valor y rentabilizando mejor tu inversión en él.
La automatización de la contabilidad de tu negocio reduce enormemente la necesidad de que una persona tenga que dedicar tiempo a introducir información a mano, reduciendo también el volumen de errores.
3. Gestión del negocio en tiempo real
Todo esto abre la puerta a un nuevo concepto:
El análisis del estado de tu negocio en tiempo real.
Esto hace que un “simple” programa de contabilidad, se convierta en una herramienta de inteligencia de negocio al alcance de cualquier pequeño empresario, autónomo y asesor.
De esta forma, haciéndole las preguntas adecuadas a tu programa de contabilidad, puedes encontrar la respuesta para aumentar tus ventas, optimizar tus gastos y tener un negocio más eficiente y próspero.
4. Asesoramiento en tiempo real
Con la contabilidad de tu negocio en piloto automático, puedes centrarte en entender mejor qué es lo que está pasando con tu negocio.
Esto deja más espacio en la relación con tu asesor para centrarte en el significado de los números que tienes delante y la mejor forma de hacerlos crecer.
Cada vez más contables están aprovechando esta oportunidad para ofrecer asesoramiento en tiempo real sobre el estado del negocio y qué decisiones pueden tomarse para que crezca.
Esto está haciendo que el modelo de negocio de estos asesores también cambie y pasen de cobrar por horas a ofrecer tarifas planas dedicadas en exclusiva a esto.
De esta manera, el asesor y el propietario del negocio inician sesión en el programa de contabilidad y pueden revisar entre ambos el estado del negocio y tomar las decisiones adecuadas.
5. Más barato
A diferencia del software de escritorio, en el que sueles pagar una licencia única o anual, el software de contabilidad en la nube suele pagarse mensualmente.
El hecho de que la mayoría de estas empresas tengan un modelo de negocio SaaS (Software as a Service, en sus siglas en inglés) hace que el precio pueda ajustarse mucho más a las necesidades de tu negocio en cada momento.
De hecho, puedes empezar a partir de unos 10 euros mensuales e ir adaptando la cantidad al mismo tiempo que tu negocio va creciendo, de tal forma que pagues de forma mucho más ajustada a lo que necesites.
6. Más rápido
El software de escritorio necesita instalarse y ejecutarse en tu portátil u ordenador de sobremesa.
Esto hace que, mientras el equipo no quede desfasado todo vaya bien pero tendrás que renovarlo por completo más pronto que tarde.
Al software de contabilidad online accedes desde tu navegador porque su ejecución se lleva a cabo en la infraestructura de la empresa propietaria.
Sólo necesitas un equipo que pueda ejecutar un navegador y una conexión a internet estable.
7. Siempre actualizado
Esto es una consecuencia directa de lo que acabamos de hablar en el punto anterior.
Como todo el software está alojado en la infraestructura de la empresa proveedora, sólo tienen que encargarse de desarrollar una única versión para todos sus clientes (salvo si operan en diferentes países) en la que vuelcan todos sus recursos.
En el caso de software de escritorio, pasa normalmente lo contrario, porque tienen que mantener diferentes versiones, de tal manera que se mantengan las compatibilidades con archivos y funcionalidades de versiones antiguas.
8. Más seguridad
El software de contabilidad en la nube funciona alojado en enormes centros de datos propiedad de grandes empresas tecnológicas.
Estos centros de datos están mucho mejor protegidos que el servidor medio, con seguridad privada y monitorización y mantenimiento las 24 horas del día con la última tecnología de seguridad.
El software de contabilidad en la nube también es mucho más fiable que el software de escritorio.
Como mucho, suele estar algunas horas en tareas de mantenimiento al año y todas las actualizaciones suelen hacerse de forma automática y para todos los usuarios.
Esto permite que los asesores no necesiten tener varias versiones distintas del mismo programa para poder trabajar sobre archivos antiguos.
Si tu ordenador deja de funcionar, los datos no se verán afectados.
El propietario del negocio no necesita preocuparse de hacer copias de seguridad, ya que de esto se encarga la empresa proveedora del servicio.
¿Qué tiene de malo llevar la contabilidad con Excel?
Es muy típico ver cómo negocios, pequeños y grandes, ponen en peligro cada día toda su contabilidad por llevarla en un archivo de Excel.
Aunque potente y “gratis”, es un software muy útil pero que tiene enormes limitaciones y riesgos en función de para qué se use.
Llevar la contabilidad en la nube supone un paso adelante enorme respecto de las hojas de cálculo por muchas cosas, especialmente por esta:
En vez de utilizar únicamente el histórico de transacciones para rendir cuentas a Hacienda, el software de contabilidad en la nube se convierte en una potentísima herramienta para analizar y mejorar el rendimiento de tu negocio.
El software de escritorio también ayuda en parte a esto pero, al estar mucho más enfocado a contables en sentido estricto, hacen que la experiencia de uso sea mucho menos fluida y eficiente.
Algo a lo que el software de contabilidad online le ha dado la vuelta por completo.
