En este articulo verás:
A pesar de que es posible presentar las cuentas anuales telemáticamente desde hace años, todavía son muchas las empresas que acuden a la presentación en papel. El envío online puede parecer complejo en un principio para aquellos que no estén familiarizados con el procedimiento, pero una vez conocido, presenta numerosas ventajas.
A través de internet, es posible remitir el depósito a cualquier registro de España y en cualquier momento, sin depender de horarios de apertura y cierre.
Vamos a repasar el proceso de envío de cuentas anuales para dar respuesta a las dudas que puedan surgir:
Obligación de presentar las cuentas anuales
Las personas jurídicas que realizan una actividad empresarial deben legalizar los Libros de Contabilidad y presentar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
Lectura recomendada: Todo lo que necesitas saber sobre las Cuentas Anuales y los Libros Contables
Ten cuidado y presenta las cuentas anualmente y en los plazos estipulados, la falta de presentación y el hacerlo fuera de plazo puede ser sancionable.
Pasos para presentar las cuentas anuales a través del Depósito digital del Registro Mercantil
Estos son los pasos que has de seguir para poder presentar tus cuentas anuales telemáticamente en cualquier lugar y momento.
1. Descárgate el programa para hacer el depósito.
Dirígete a la sección de “descargas” de la página oficial del Colegio de Registradores e instala el programa: “Depósito Digital de Cuentas Anuales (D2)”.
2. Rellena con tus datos el depósito digital.
El programa permite cumplimentar los datos directamente o bien importar el archivo con las cuentas generado en un programa contable utilizado por la empresa.
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Crearemos el nuevo depósito dándole el nombre que elijamos (normalmente, el de la empresa) y luego procederemos a cumplimentar los distintos apartados (cuenta de explotación, balance y memoria) o bien, pasaremos a importar el archivo que hará que los apartados se rellenen de manera automática.
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3. Generar el depósito digital.
El programa D2 permite verificar el depósito en busca de errores, de manera que pueden solventarse de forma rápida.
Si vemos que no presenta errores, iremos a la pestaña Formulario y elegiremos la opción “Generar el depósito y la huella digital“.
Hay que tener en cuenta que, si a partir de ese momento se realizan cambios, debemos repetir este paso porque la huella digital cambiará.
La huella digital resultante de la generación del Depósito debe ser incluida en el depósito junto con la Certificación de las Cuentas Anuales.
4. Remitir el depósito al Registro Mercantil.
Para remitir el depósito al Registro, habrá que entrar en la web del Colegio de Registradores y escoger la opción “Presentación Telemática de documentos“.
En la siguiente pantalla pincharemos en “Acceso con certificado“. Se abrirá entonces una pantalla para seleccionarlo.
Una vez introducido el certificado y si tenemos la versión de JAVA actualizada, podremos empezar a realizar la presentación seleccionando la opción del menú “presentar cuentas”.
Presentación telemática completa o mixta
La presentación telemática de las cuentas anuales puede ser completa o mixta.
La presentación completa implica el envío íntegro de todos los documentos mediante el sistema telemático,
- El fichero.zip que contiene el depósito como
- El fichero que contiene el Certificado de Aprobación de Cuentas (que debe incluir las firmas manuscritas y la Huella Digital del depósito).
La Presentación Telemática es firmada por el presentante mediante firma electrónica.
La presentación mixta supone el envío telemático sólo del fichero.zip.
El Certificado se entrega posteriormente (bien en persona o por correo certificado) en el propio Registro Mercantil, junto con la instancia de presentación, la huella digital del depósito y el acuse de recibo de presentación telemática emitido por la web de registradores.
Cuando haya finalizado el proceso de carga del fichero, la aplicación autocompletará todos los campos de la pantalla exceptuando el de “referencia del documento”, que es una referencia interna para el usuario y que quedará reflejado en el acuse de recibo del envío.
Esta referencia ha de cubrirla el presentante (no puede quedar en blanco) y puede utilizarse, por ejemplo, el nombre y año de la sociedad de la que se está enviando la documentación.
Una vez efectuada la presentación, se mostrará un mensaje para obtener el acuse de recibo que también podemos conseguir en cualquier momento a través del menú de “histórico de presentaciones”.
Aquí encontraremos por defecto las presentaciones enviadas en el último mes. También podremos acceder a las presentaciones realizadas, aunque no se podrá modificar el contenido.
LECTURAS RECOMENDADAS:
- Las cuentas anuales: ¿Qúe son y para qué sirven?
- ¿Has cometido errores en las cuentas anuales?
- Cuentas anuales: ¿Modelo PYME o modelo abreviado?
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