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Mejorar las finanzas debería ser una labor continua y no sólo cuando las alarmas se disparan por los problemas de liquidez o por una situación de crisis.
Algunas veces la solución es fácil y basta con implementar unas medidas financieras, pero otras veces la clave para mejorar las finanzas se encuentra en otras áreas como por ejemplo marketing o ventas.
Sea como sea si quieres mejorar las finanzas de tu empresa te recomiendo seguir estas medidas agrupadas por bloques:
a. MEJORAR LA GESTIÓN DE TESORERÍA
b. OPERACIONES DE COBRO Y PAGO
c. POLÍTICA BANCARIA
d. FINANCIACIÓN
a. MEJORAR LA GESTIÓN DE TESORERÍA
1. Optimizar los procesos del ciclo de caja
El ciclo de caja o cash conversion cycle (CCC) establece la relación entre los pagos y los cobros. Es el tiempo durante el cual el dinero de una empresa permanece inmovilizado en el proceso de compra, venta o producción..
El ciclo de caja se basa en los elementos suguientes:
- “Days Sales Outstanding” (DSO): la media de número de días durante los que esperas un pago después de haber entregado el producto o servicio a tu cliente.
- “Days Inventory outstanding” (DIO): la media de días que te hacen falta para transformar tu stocks en ventas.
- “Days Payable Outstanding” (DPO): la media de días que necesitas para pagar a tus proveedores.
La fórmula del ciclo de caja es la siguiente:
CCC = DSO + DIO – DPO
Es decir, la media de tiempo que transcurren hasta que recibes las ganancias de una inversión, desde que pagamos a nuestros proveedores hasta que cobramos de nuestros clientes.
La clave para mejorar el ciclo de caja consiste en facturar rápido y bien para así reducir el plazo de cobro.
Aquí te dejo un recurso que te va a resultar de gran utilidad: La Guía sobre "Cómo hacer tus facturas más rápido y ¡cobrarlas antes!"
La ventaja evidente de un ciclo de conversión de caja corto es que tendrás más fondos a tu disposición.
Cuanto más corto es el ciclo de caja, menos tiempo permanece tu dinero inmovilizado, de esta forma necesitarás retener menos dinero para cubrir todos los gastos.
Podrás desarrollar más actividades durante ese tiempo lo que reforzará tu posición en el mercado y solvencia.
2. Crear la figura de tesorero al margen de la del contable
Básicamente porque la gestión de tesorería se basa en cobros y pagos de dinero en efectivo.
Ciertas normas contables como la de devengo a veces están muy alejadas de la realidad financiera.
LECTURA RECOMENDADA: 7 Razones por las que delegar tu contabilidad en un experto
3. Reducir el número de bancos y de cuentas
El dinero que tienes en tus bancos debe estar perfectamente controlado.
Una muy buena idea es sustituir las cuentas corrientes por cuentas de crédito, de esta manera evitas descubiertos y sus comisiones así como saldos ociosos y dispersos.
Programas de contabilidad como Anfix te permiten conocer de un solo vistazo la situación de todas tus cuentas:
- En el momento que se produzca un pago o un cobro en una de tus cuentas te envían una notificación.
- Si alguna cuenta entra en números rojos, te llegara una alarma instantánea
- Toda la información centralizada sin necesidad de consultar las páginas de tus bancos de forma individual.
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4. Realizar previsiones de tesorería a corto y largo plazo frecuentemente
Te recuerdo que en gestión de tesorería la clave es anticiparse a los deficits, no ser 100% precisos en cuanto a su importe.
5. Centralizar las decisiones de tesorería.
Con la centralización de tesorería se persigue optimizar el reparto de liquido entre las diferentes cuentas de la empresa o sus filiales.
Por ejemplo:
- Transferir fondos hacia cuentas que presentan un saldo negativo con el fin de evitar intereses negativos.
- Transferir fondos hacia una cuenta única con el fin de optimizar el resultado de intereses al compensar las posiciones de crédito y débito…
6. Utilizar todo el potencial de las nuevas tecnologías.
Banca online, factura electrónica, sistemas informáticos para automatizar procesos…
El objetivo ha de ser minimizar costes y aumentar la productividad, simplificando las tareas cotidianas de tesorería.
Funcionalidades y aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un programa de facturación online
b. OPTIMIZAR LAS OPERACIONES DE COBRO Y PAGO
7. Conocer y comunicar cuál es el coste de nuestra estructura de financiación
- Pólizas de crédito
- Préstamos a largo plazo
- Aplazamientos con proveedores o Administración Pública, etc.
De cara a que las personas con capacidad de gestión de stocks, clientes, tesorería, etc sepan cuál es el coste financiero de sus decisiones.
LECTURA RECOMENDADA: 10 Preguntas que debes hacerte sobre las finanzas de tu empresa
8. Analizar los procesos de cobro
Con el fin de reducir los días entre el vencimiento y la fecha valor del cobro.
9. Empresas con clientes internacionales con una divisa diferente al euro
Usar para los cobros y pagos cuentas en divisas para mejorar la operativa y reducir los costes por cambio de moneda.
10. Analizar los medios y sistemas de cobro
Con el fin de eliminar los de mayor coste y plazo de cobro. Evitar medios de pago cuya iniciativa sea totalmente del cliente, como por ejemplo la transferencia bancaria.
11. Revisar las condiciones de venta a clientes
Fijando diferentes condiciones de pago y facturación según la importancia del cliente (método ABC).
12. Analizar el proceso de facturación
Asegurándose de que se factura rápido, en el momento de entregar la mercancía o al realizar el servicio, y sobre todo sin errores (forma de pago, número de cuenta, datos del cliente, importe, etc).
13. Digitalizar el cobro de remesas de recibos
Cheques, pagarés, etc. Así evitaremos tenerlos en papel guardados en un cajón, reduciendo los días hasta su cobro.
14. Crear un procedimiento para el tratamiento de los impagados.
Actuando de forma sistemática para evitar dilatar la reclamación judicial de los créditos de dudoso cobro. Aplicar recargos por demora en los pagos según los días transcurridos y el importe pendiente.
15. Centralizar los pagos
Tanto por delegaciones como por días. Evitando que las delegaciones realicen sus propios pagos y evitando tener más de dos días de pago al mes.
c. POLÍTICA BANCARIA
16. Utilizar entre 3 y 5 bancos para cubrir las necesidades de financiación
Con el objetivo de tener unas mejores condiciones y margen de negociación.
17. Pactar de forma anual un plan de operaciones a ofrecer a cada banco
Indicando volúmenes y condiciones para las mismas. Para ello hay que conocer la rentabilidad que obtiene el banco con tu empresa, y para mejorar las finanzas comprobar que efectivamente las condiciones pactadas son las que se aplican.
d. Financiación
18. Comparar el coste de financiación de las diferentes opciones
Comparar las opciones disponibles para mejorar las finanzas al tener en todo momento el mínimo coste posible.
19. Mejorar las finanzas con financiación a través de operaciones multidivisa
Para aprovechar las tendencias en cotización que nos puedan beneficiar por el tipo de cambio con el euro.
LECTURA RECOMENDADA: 8 Errores al buscar financiación para empresas
Control del riesgo financiero
20. Establecer coberturas para las operaciones en divisas diferentes al euro
Donde una variación en la cotización puede tener un alto coste financiero.
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