¿Qué tipos de facturas existen?

La normativa vigente de facturación distingue entre diferentes tipos de facturas. Cada uno de estos tipos de factura posee su singularidad y sirve para determinados propósitos.

Existen 6 tipos de facturas dependiendo de su uso:

1. Factura ordinaria
2. Factura simplificada o ticket
3. Factura proforma
4. Factura rectificativa
5. Factura recapitulativa
6. Factura electrónica

Factura ordinaria

Es la de uso más frecuente, por lo tanto, la más fácil de reconocer.

Este tipo de factura es la prueba de una operación económica, ya sea una compraventa o la prestación de algún servicio.

Debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación: dirección de quién la emite, quién la recibe, el importe de la transacción, etc.

LECTURA RECOMENDADA: ¿Qué información obligatoria debe contener una factura?

Debes saber que los otros tipos de factura únicamente cumplen la función de modificar o agilizar el procedimiento de esta.

Por lo tanto, se emiten teniendo la factura ordinaria como base.

Factura simplificada o ticket

Las facturas simplificadas vienen a sustituir a los tickets de toda la vida.

Entró en vigor con el Reglamento de Facturación en 2010. Equivale a los antiguos tickets tan utilizados en el pequeño comercio (librerías, carnicerías y tiendas de ultramarinos, droguerías…..), pero con validez fiscal.

Este tipo de factura se diferencia de factura ordinaria en que:

• No contiene los datos del destinatario (NIF, domicilio e importe), a no ser que éste lo solicite.
• La cuota de IVA no aparece desglosada, sino que solo indica el porcentaje poniendo “IVA incluido”.

LECTURA RECOMENDADA: Qué son las facturas simplificadas y quién puede emitirlas

¿Cuándo se puede deducir el IVA con ticket?

Para poder deducir el IVA de un ticket, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

• NIF del destinatario y domicilio.
• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

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Factura proforma

La factura proforma equivale a un presupuesto u oferta comercial, por lo tanto, carece de valor a efectos fiscales.

No puede utilizarse como justificante de una operación ni como garantía de compra y tampoco tiene valor contable.

Suele contener la misma información que una ordinaria. Sólo cambia en la serie numérica, que debe ser diferente.

Lo más importante es que se debe mencionar de manera específica su naturaleza de “proforma”.

Modelo de factura proforma

Factura rectificativa

Hasta la entrada en vigor del Reglamento de Facturación, eran conocidas como facturas de abono.

Se trata de un tipo de factura de venta pero con signo negativo y se utiliza cuando hemos cometido algún error en la factura original o añade algún dato a esta.

Debes tener claro que rectificar una factura o anularla no es lo mismo.

Ejemplo de factura rectificativa

Si se emite este documento con todos lo datos correctos, se entenderá que sustituye a la original, mientras que si se recoge tan sólo la corrección, ambas serán válidas. Además, existe un plazo para su emisión.

Factura recapitulativa

Como su propio nombre indica, permite recapitular o agrupar varias operaciones con un mismo destinatario en un mes natural.

La mayoría de veces se agrupan albaranes o presupuestos. Diferencias entre albarán y factura ¡No los confundas!

Tiene el mismo valor legal que una factura ordinaria, por lo que deberá cumplir los mismos requisitos básicos de facturación.

Debe mostrar el valor total de las ventas del mes y contener una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando.

Es una manera de agilizar y simplificar las relaciones comerciales.

Factura electrónica

Una factura electrónica es un tipo de factura que tiene exactamente los mismos efectos legales que una factura en papel, por tanto, debe contener todos los datos obligatorios que han de constar en una factura.

Hay un aspecto que debes tener muy claro:
Una factura digital no tiene porqué ser una factura electrónica. Para que la factura electrónica se considere con validez legal, esta debe estar firmada electrónicamente.

¡No te preocupes!, si utilizas un programa de facturación cómo Anfix, este te indicará como usar la firma electrónica.

Otros aspectos relacionados con los tipos de facturas

Además de las características y los usos específicos de cada tipo de factura, existen otros aspectos importantes en España relacionados con la emisión, recepción y almacenamiento de facturas.

Conocer estos detalles ayuda a cumplir con las normativas fiscales y a optimizar la gestión administrativa de los negocios.

1. Series de facturación

Para evitar confusiones y cumplir con las obligaciones legales, cada tipo de factura debe tener su propia serie de numeración.

Esto es especialmente relevante en el caso de facturas rectificativas o proformas, las cuales no pueden compartir la misma serie que las facturas ordinarias.

Además, es recomendable utilizar diferentes series para distintas actividades o puntos de venta, en caso de ser necesario.

2. Conservación y almacenamiento de facturas

La legislación española establece que las facturas deben conservarse durante un plazo de cuatro años. Este periodo se debe a la posible revisión por parte de la Agencia Tributaria en el caso de auditorías o comprobaciones.

En el caso de las facturas electrónicas, es obligatorio asegurar que se conserven en un formato digital que mantenga su autenticidad e integridad, mediante herramientas de archivo que faciliten su recuperación y consulta.

3. Requisitos para la deducción del IVA

Para que una factura sea deducible a efectos del IVA, debe cumplir ciertos requisitos formales: contener todos los datos fiscales tanto del emisor como del receptor y desglosar el IVA de manera clara, salvo en el caso de las facturas simplificadas.

En algunos casos, como en la factura rectificativa, este desglose es fundamental para corregir la deducción o devolución correspondiente.

4. Procedimientos de facturación en actividades específicas

Algunas actividades, como el comercio minorista o el sector de la hostelería, pueden estar sujetas a requisitos específicos de facturación.

Por ejemplo, los tickets o facturas simplificadas suelen usarse en negocios de atención al público, mientras que otros sectores, como el comercio internacional, pueden necesitar la emisión de facturas proforma para documentar acuerdos comerciales previos al cierre de la transacción.

5. Obligación de facturación electrónica en ciertos casos

Desde 2015, en España es obligatorio el uso de facturación electrónica para operaciones con el sector público.

Esta normativa también se va extendiendo gradualmente a otras actividades comerciales, por lo que se recomienda que las empresas estén preparadas para una posible adaptación total a este formato, especialmente ante el crecimiento de la facturación electrónica en el comercio privado.

Comprender estos aspectos adicionales puede ayudar a una mejor organización y cumplimiento de las obligaciones fiscales en las empresas, evitando sanciones y optimizando la eficiencia en la administración de facturas.

Capítulos de la guía

• Capítulo 0: Introducción: Cómo hacer las facturas de tu negocio
• Capítulo 1: ¿Qué es una factura y para qué sirve?
• Capítulo 2: Elementos obligatorios y opcionales en las facturas
• Capítulo 3: Tipos de facturas: ¿en qué se diferencian?
• Capítulo 4: 9 errores típicos a evitar cuando haces facturas
• Capítulo 5: ¿Qué es una factura electrónica?
• Capítulo 6: El IVA en las facturas